10 coisas que você precisa parar de fazer se está organizando um evento tech virtual

O valor médio estimado do setor global de eventos era de cerca de $1,135 billion (about $3,500 per person in the US) em 2019. Assim, já no ano seguinte, quando o mundo testemunhava a catástrofe drástica da Pandemia, as conferências anuais realizadas pelas empresas tiveram que se tornar virtuais para acompanhar os tempos de mudança.

De grandes setores como TI (Tecnologia da Informação), Negócios, Fintech, até mesmo o NorthEast Astronomy Forum 2020, passando por negócios bem tradicionais como aulas de dança, aulas de culinária e ioga, todos adotaram a nova normalidade de realizar eventos virtuais.

Além disso, muitos empreendedores afirmam que seus eventos tech virtuais superaram os presenciais e trouxeram receitas maiores.

Os eventos virtuais trazem os benefícios de uma infraestrutura sem custos, a possibilidade de participar do conforto da própria casa e a ausência de custos com serviços de catering.

No entanto, planejar um evento tech virtual não é tão simples quanto pode parecer; há muitas coisas que podem dar errado sem um planejamento adequado.

Para manter seus convidados e patrocinadores engajados durante todo o evento, você deve garantir uma entrega perfeita do conteúdo, o funcionamento adequado de todos os dispositivos, uma programação tranquila e um palestrante envolvente capaz de manter as conversas fluindo. Os eventos virtuais podem ficar conhecidos pela falta de engajamento, por serem monótonos, por oferecerem pouco ou nenhum espaço para networking, por falhas de última hora e por um baixo número de participantes.

Por isso, neste blog, vamos abordar especificamente as coisas que você precisa parar de fazer agora, que prejudicam o sucesso do seu evento nas plataformas de eventos virtuais.

1. Não construir uma estratégia adequada para o seu evento tech virtual

O sucesso do seu evento virtual é determinado pela solidez da sua estratégia para realizá-lo. A falta de estratégia pode ser o seu primeiro passo rumo a um desastre virtual!

Certifique-se de considerar estes pontos antes de começar a planejar o seu evento tech virtual.

• Selecione o horário certo

A maioria dos eventos tech virtuais, como Hackathons, pode atrair muitos participantes de diversos locais, possivelmente de fusos horários diferentes. Por isso, certifique-se de transmitir ao vivo o seu evento virtual em diferentes fusos horários e escolha um horário conveniente para a maior parte do seu público-alvo.

• Decida o formato certo

Dependendo da natureza e do propósito do seu evento tech virtual, você deve considerar um formato adequado para o seu evento.

O seu evento será uma grande assembleia tecnológica, um webinar com um palestrante e vários participantes, uma videoconferência reunindo grandes empreendedores, uma oficina, ou até mesmo um evento híbrido?

• Marketing do seu evento tech virtual

Adote as melhores práticas de marketing antes do evento, para garantir que o seu público-alvo esteja ciente das suas ofertas.

Aproveite as plataformas sociais para aumentar o alcance junto ao seu público e gerar o máximo de inscrições para o seu webinar.

Certifique-se de que o processo de registro e integração seja simples para os seus participantes, já que nem todos são necessariamente experientes em tecnologia e dispositivos. Além disso, uma navegação excessiva para chegar ao link correto de registro e integração pode afastar o seu público.

Certifique-se de fornecer todas as instruções necessárias sobre como participar do evento, com links ou documentos adequados que levem o público a um guia prático, para evitar confusão ao entrar no evento.

2. Não considerar a plataforma certa e adequada para cada participante.

Os participantes de um evento virtual podem ter várias formas de acessar a plataforma.

Certifique-se de que a sua plataforma seja fácil de usar em todos os dispositivos, do PC ao Android, passando por tablet e iPhone.

Ao criar apresentações e slides para o seu conteúdo, considere os diversos tamanhos de tela que o público deverá usar durante a conferência virtual e planeje suas apresentações de acordo.

3. Não ter uma estratégia de conteúdo adequada implementada

Certifique-se de oferecer conteúdo relevante que valha o tempo dos seus participantes.

Os eventos tech virtuais exigem um planejamento avançado e minucioso para garantir o engajamento previsto durante o evento.

Se o seu conteúdo não estiver baseado em pilares sólidos, o seu público pode se sentir à vontade para abandonar o evento e reduzir ainda mais a sua motivação.

Adote uma estratégia de conteúdo ativa como boa prática para o seu evento virtual e tente se manter relevante em relação ao seu tema; certifique-se de ser transparente sobre os seus principais pontos de discussão desde o início e aborde as últimas tendências do setor para despertar o interesse dos seus participantes.

4. Exposição prática inadequada

Com o passar do tempo, tendemos a esquecer facilmente algo que lemos ou ouvimos em algum lugar. Mas as nossas experiências permanecem gravadas na nossa memória para toda a vida. É por isso que a experiência prática durante o treinamento é essencial. Os participantes conseguirão reter os experimentos que realizaram durante as oficinas, poderão aplicá-los futuramente e também voltarão em busca de mais treinamento ou conhecimento sobre o assunto.

Os laboratórios práticos podem ser obtidos de várias formas: há testes gratuitos da Microsoft e alternativas pagas.

5. Negligenciar o poder da tecnologia

Foto de George Milton via Pexels

Os eventos tech virtuais são a nova tendência no setor de eventos e vieram para ficar.

E a maioria das empresas está aproveitando ao máximo essa oportunidade. Empresas de tecnologia de rápido crescimento têm eventos virtuais programados ao longo de todo o ano. De acordo com as estatísticas, 46% das empresas planejam realizar mais eventos tech virtuais desse tipo neste ano do que fizeram em 2021.

Planejar um evento tech virtual pode ser tão estressante quanto organizar um presencial, devido à dependência de tecnologia e plataformas de eventos no primeiro caso.

Os organizadores de eventos devem tomar as seguintes precauções durante o planejamento do evento.

• O organizador do evento deve ter bom conhecimento do software e dos dispositivos técnicos que serão usados durante o evento. Falhas técnicas e bugs de última hora são muito frequentes.
• Utilize a melhor plataforma virtual para realizar o seu evento.
• Uma que seja fácil de usar tanto para todos os participantes quanto para os organizadores.
• Certifique-se de que a sua plataforma virtual ofereça vários recursos, como
• Um meio de se conectar com colegas, participantes e docentes
• Sessões em grupos menores (breakout)
• Recursos de monitoramento para instrutores e docentes
• Gravação do evento
• Suporte a alta qualidade de vídeo e áudio
• Compatibilidade com todos os navegadores disponíveis, incluindo o Chrome
• Compatibilidade multitrilha.
• Ambientes virtuais para demonstração do seu programa de software ou produto em tempo real.

Ao organizar um evento tech virtual elaborado, os organizadores devem ter em mente o que os participantes estão buscando.

Os participantes esperam engajamento por meio de chats ao vivo para interagir com o palestrante, expandir suas redes ao construir uma comunidade online e sessões em grupos menores conforme seus interesses em discussões categorizadas.

6. Não definir metas adequadas para o seu evento

Tenha uma mentalidade voltada para metas definidas ao organizar uma conferência tech virtual para gerar ROI para a sua empresa. Muitos organizadores de eventos consideram o sucesso dos seus eventos virtuais com base no aumento do ROI.

Para algumas empresas, um evento virtual pode servir para reconhecimento de marca, geração de leads ou aumento da base de clientes.

Certifique-se de que o seu conteúdo e a sua estratégia estejam bem alinhados com as suas metas. É imprescindível oferecer conteúdo de alto valor para prender a atenção do seu público, mas direcionar essa atenção corretamente depende das suas metas e dos resultados esperados. Portanto, você precisa de metas perfeitamente definidas e de uma estratégia bem elaborada.

Dessa forma, você pode aproveitar ao máximo o seu investimento no evento.

7. Não tomar as medidas de segurança adequadas

Muitos eventos virtuais são realizados com os participantes fornecendo suas informações básicas durante o registro. Além disso, durante o evento, para assinaturas adicionais, você pode precisar de mais dados dos seus participantes. Se você não tomar as medidas de segurança adequadas, poderá enfrentar violações de segurança e roubo de dados.

Ao selecionar a plataforma certa para hospedar os seus eventos tech virtuais, você protege os seus dados e tira parte da carga dos seus ombros.

Certifique-se de que a plataforma virtual escolhida atenda aos requisitos de conformidade necessários para a segurança dos seus dados. Algumas conformidades comuns a observar são GDPR e SOC.

A Spektra Systems anunciou recentemente sua total conformidade com SOC 2 Type 1 e GDPR, protegendo assim os dados pessoais de todos os usuários contra uso indevido e exploração. Leia o comunicado de imprensa completo aqui.

8. Falhar em despertar o engajamento

Os eventos virtuais podem se tornar monótonos devido à falta de energia do público e à sua falta de interação.

É preciso traçar uma estratégia desde o início para garantir que o evento seja bem-sucedido, com participação ativa do público e grande interesse em cada tópico discutido durante o evento.

Certifique-se de que o seu público esteja bem informado sobre a sua agenda e os tópicos de discussão para evitar qualquer feedback negativo.

Elabore uma estratégia de conteúdo capaz de captar a atenção do seu público.

80% dos participantes se juntam a um evento virtual com fins educacionais e, em seguida, para fazer networking.

Ao atender às necessidades do seu público, você pode mantê-lo engajado e incentivá-lo a interagir.

Torne o evento vibrante com uma recepção calorosa, crie um ambiente confortável e, o mais importante, tente construir uma boa relação com os seus convidados.

As pessoas também costumam hesitar em participar ou fazer perguntas em eventos virtuais quando não se sentem conectadas ao anfitrião.

Realize enquetes ao vivo, incentive-os a fazer perguntas, a contribuir com opiniões e a participar ativamente das atividades envolvidas.

Para tomar medidas adicionais visando maior engajamento e satisfação do cliente, moderadores externos são convidados para as mesas-redondas virtuais, assim como palestrantes de fora da empresa que sejam especialistas em suas áreas.

Certifique-se de definir a duração certa para cada segmento. Por exemplo, uma mesa-redonda virtual deve, idealmente, durar de 60 a 90 minutos; o uso de bons microfones e uma qualidade impecável de áudio e vídeo é essencial para o sucesso do seu evento virtual.

9. Não adotar a plataforma certa para realizar eventos técnicos

Para a demonstração adequada do seu programa de software ou aplicativo, juntamente com as suas diversas ferramentas, você precisa da plataforma virtual certa, capaz de suportar as suas diferentes operações e cenários em tempo real durante o evento.

Com a ajuda dos laboratórios virtuais fornecidos pela CloudEvents, os fiscais podem realizar o evento sem esforço.

A CloudLabs oferece suporte a AWS (Amazon Web Services), Azure e GCP. Assim, você pode facilmente hospedar um evento baseado em qualquer plataforma de nuvem adequada ao seu produto.

10. Não ter uma estratégia de controle orçamentário

O sucesso dos eventos virtuais é determinado pelo aumento do engajamento dos clientes e pela redução dos custos indiretos.

Embora os eventos virtuais economizem os custos associados a eventos presenciais, ao escolher a plataforma certa você pode reduzir ainda mais as suas despesas de gestão.

Para eventos de longa duração, você precisa de uma plataforma capaz de hospedar várias trilhas ao mesmo tempo; assim, você economiza tempo e mantém o seu público engajado.

Certifique-se de que o seu evento seja realizado dentro do orçamento, optando por uma plataforma escalável, na qual você paga apenas pelos recursos que utiliza.

A CloudEvents está revolucionando a forma como os eventos baseados em nuvem são gerenciados e realizados

A iniciativa CloudEvents da Spektra, aliada aos poderosos laboratórios práticos da CloudLabs, é uma solução completa para a realização de eventos técnicos e oficinas online, fácil de usar, implantar e escalar, mantendo os custos sob controle.

Os organizadores adoram usar a CloudEvents, e eis o motivo:

1. Escalável: realize eventos com o número necessário de vagas conforme a sua solicitação, com a opção de solicitar também laboratórios sob demanda durante os eventos.
2. Altamente compatível: a CloudEvents oferece suporte a Azure, AWS e GCP. Realize eventos baseados na plataforma de nuvem da sua escolha.
3. Controle do tempo de atividade dos laboratórios: controle total sobre o tempo máximo de atividade dos recursos de nuvem, com recursos automatizados personalizáveis para desligar ambientes de laboratório ociosos, ajudando a controlar o orçamento do evento.
4. Recursos multitrilha: economize tempo realizando várias trilhas simultaneamente em um único evento e dê aos participantes a liberdade de escolher a trilha conforme as suas necessidades.

Além disso, os organizadores contam com laboratórios pré-implantados e ambientes testados para o número de vagas necessário, para oferecer uma experiência perfeita.

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