10 cosas que debe dejar de hacer si está organizando un evento tecnológico virtual

Se estimó que la valoración promedio de la industria mundial de eventos rondaba los $1,135 billion (about $3,500 per person in the US) en 2019, por lo que, justo al año siguiente, cuando el mundo era testigo de la drástica catástrofe de la Pandemia, las conferencias anuales organizadas por las empresas tuvieron que pasar a la modalidad virtual para adaptarse a los tiempos cambiantes.

Desde grandes industrias como TI (Tecnología de la Información), Negocios, Fintech, incluso el NorthEast Astronomy Forum 2020, hasta los negocios más básicos, como clases de baile, clases de cocina y yoga, todos adoptaron la nueva normalidad de organizar eventos virtuales.

Además, muchos emprendedores afirman que sus eventos tecnológicos virtuales superaron a los presenciales y generaron mayores ingresos.

Los eventos virtuales ofrecen los beneficios de no tener costes de infraestructura, poder unirse desde la comodidad del hogar y no tener costes de servicios de catering.

Sin embargo, planificar un evento tecnológico virtual no es tan sencillo como puede parecer; hay muchas cosas que pueden salir mal sin una planificación adecuada.

Para mantener a sus invitados y patrocinadores atentos durante todo el evento, debe garantizar una entrega fluida del contenido, el correcto funcionamiento de todos los dispositivos, una programación fluida y un ponente cautivador que mantenga viva la conversación. Los eventos virtuales pueden tener mala fama por la falta de participación, ser aburridos, ofrecer poco o ningún margen de networking, sufrir fallos de última hora y tener pocos asistentes.

Por eso, en este blog vamos a abordar específicamente las cosas que debe dejar de hacer ahora mismo, que impiden el éxito de su evento con las plataformas de eventos virtuales.

1. No contar con una estrategia adecuada para su evento tecnológico virtual

El éxito de su evento virtual depende de la solidez de la estrategia para organizarlo. ¡La falta de estrategia puede ser el primer paso hacia un desastre virtual!

Asegúrese de tener en cuenta estos puntos antes de empezar a planificar su evento tecnológico virtual.

• Seleccione el horario adecuado

La mayoría de los eventos tecnológicos virtuales, como los Hackathons, pueden atraer a muchos asistentes de diversas ubicaciones, probablemente de distintas zonas horarias. Por eso, asegúrese de retransmitir en directo su evento virtual en diferentes zonas horarias y de elegir un horario que resulte conveniente para la mayor parte de su público objetivo.

• Decida el formato adecuado

Según la naturaleza y el propósito de su evento tecnológico virtual, debe considerar un formato adecuado para su evento.

¿Su evento va a ser una gran asamblea tecnológica, un webinar con un ponente y varios asistentes, una videoconferencia en la que se reunirán destacados emprendedores empresariales, un taller o un evento híbrido?

• Marketing de su evento tecnológico virtual

Adopte las mejores prácticas de marketing antes del evento, para asegurarse de que su público objetivo esté al tanto de sus ofertas.

Aproveche las plataformas sociales para aumentar el alcance de su audiencia y generar el máximo número de inscripciones para su evento webinar.

Asegúrese de que el proceso de registro e incorporación sea sencillo para sus asistentes, ya que no todo el mundo tiene por qué dominar la tecnología ni ser experto con los dispositivos. Además, demasiada navegación para llegar al enlace correcto de registro e incorporación puede ahuyentar a su audiencia.

Asegúrese de proporcionar todas las instrucciones necesarias sobre cómo unirse al evento, con los enlaces o documentos adecuados que dirijan a la audiencia a una guía práctica, para evitar confusiones al unirse al evento.

2. No tener en cuenta la plataforma adecuada para todos los asistentes.

Los asistentes a un evento virtual pueden tener múltiples formas de unirse a la plataforma.

Asegúrese de que su plataforma sea fácil de usar en todos los dispositivos, desde PC hasta Android, tablet e iPhone.

Al elaborar las presentaciones y diapositivas de su contenido, tenga en cuenta los diferentes tamaños de pantalla que se espera que use la audiencia durante la conferencia virtual y planifique sus presentaciones en consecuencia.

3. No contar con una estrategia de contenido adecuada

Asegúrese de ofrecer contenido relevante que merezca la pena el tiempo de sus asistentes.

Los eventos tecnológicos virtuales necesitan una planificación avanzada y minuciosa para garantizar la participación prevista durante el evento.

Si su contenido no se basa en pilares sólidos, su audiencia puede tomarse la libertad de abandonar el evento, lo que además reducirá su motivación.

Adopte una estrategia de contenido activa como buena práctica para su evento virtual e intente mantenerse fiel a su tema; asegúrese de ser transparente sobre sus puntos clave de discusión desde el principio y aborde las últimas tendencias del sector para despertar el interés de sus asistentes.

4. Exposición práctica insuficiente

Con el paso del tiempo, tendemos a olvidar fácilmente algo que hemos leído o escuchado en algún lugar. Pero nuestras experiencias quedan grabadas en nuestra memoria para toda la vida. Por eso, la experiencia práctica durante la formación es imprescindible. Los asistentes podrán retener los experimentos que realizaron durante los talleres, podrán aplicarlos más adelante y también volverán a por más formación o conocimiento sobre el tema.

Los laboratorios prácticos se pueden obtener de muchas maneras: existen pruebas gratuitas de Microsoft y alternativas de pago.

5. Descuidar el poder de la tecnología

Foto de George Milton en Pexels

Los eventos tecnológicos virtuales son la nueva tendencia en la industria de eventos y han llegado para quedarse.

Y la mayoría de las empresas están aprovechando al máximo esta oportunidad. Las empresas de tecnología de rápido crecimiento tienen eventos virtuales programados durante todo el año. Según las estadísticas, el 46% de las empresas planea organizar más eventos tecnológicos virtuales de este tipo este año que en 2021.

Planificar un evento tecnológico virtual puede ser tan estresante como organizar uno presencial, debido a la dependencia de la tecnología y de las plataformas de eventos en el primero.

Los organizadores de eventos deben tomar las siguientes precauciones durante la planificación del evento.

• El organizador del evento debe estar familiarizado con el software y los dispositivos técnicos que se utilizarán durante el evento. Los fallos técnicos y errores de última hora son muy frecuentes.
• Utilice la mejor plataforma virtual para organizar su evento.
• Una que sea fácil de usar tanto para todos los asistentes como para los organizadores.
• Asegúrese de que su plataforma virtual ofrezca varias funciones, como
• Un medio para conectar con sus compañeros, asistentes y ponentes
• Sesiones en grupos reducidos
• Capacidades de supervisión para instructores y ponentes
• Grabación del evento
• Admite alta calidad de video y audio
• Es compatible con todos los navegadores disponibles, incluido Chrome
• Compatibilidad multitrack.
• Entornos virtuales para la demostración de su programa de software o producto en tiempo real.

Al organizar un evento tecnológico virtual elaborado, los organizadores deben tener en cuenta lo que buscan los asistentes.

Los asistentes esperan recibir participación mediante chats en directo para interactuar con el ponente, hacer crecer sus redes de contactos construyendo una comunidad en línea y sesiones en grupos reducidos según sus intereses en debates categorizados.

6. No establecer objetivos adecuados para su evento

Mantenga una mentalidad orientada a objetivos definidos al organizar una conferencia tecnológica virtual para generar ROI para su empresa. Muchos organizadores de eventos han considerado que el éxito de sus eventos virtuales se refleja en un aumento del ROI.

Para algunas empresas, un evento virtual puede servir para dar a conocer la marca, generar leads o aumentar la base de clientes.

Asegúrese de que su contenido y su estrategia estén bien alineados con sus objetivos. Es imprescindible ofrecer contenido de alto valor para captar la atención de su audiencia, pero canalizar esa atención en la dirección correcta depende de sus objetivos y de los resultados esperados. Por lo tanto, necesita objetivos perfectamente definidos y una estrategia bien elaborada.

De esta manera podrá sacar el máximo partido a su gasto en el evento.

7. No tomar las medidas de seguridad adecuadas

Muchos eventos virtuales se organizan con los participantes proporcionando su información básica durante el registro. Además, durante el evento, para suscripciones adicionales, es posible que necesite más datos de sus asistentes. Si no toma las medidas de seguridad adecuadas, puede enfrentarse a brechas de seguridad y robo de datos.

Al seleccionar la plataforma adecuada para organizar sus eventos tecnológicos virtuales, protege sus datos y se quita parte de la carga de encima.

Asegúrese de que la plataforma virtual que elija cumpla con la normativa necesaria para la seguridad de sus datos. Algunas normativas comunes a tener en cuenta son GDPR y SOC.

Spektra Systems anunció recientemente su plena conformidad con SOC 2 Type 1 y GDPR, protegiendo así los datos personales de todos los usuarios frente al uso indebido y la explotación. Lea el comunicado de prensa completo aquí.

8. No lograr despertar la participación

Los eventos virtuales pueden volverse aburridos debido a la falta de energía de la audiencia y a su falta de interacción.

Es necesario planificar una estrategia desde el principio para garantizar que el evento tenga éxito, con una participación activa de la audiencia y un gran interés en cada tema tratado durante el evento.

Asegúrese de que su audiencia esté bien informada sobre la agenda y los temas de debate para evitar comentarios negativos.

Elabore una estrategia de contenido que pueda captar la atención de su audiencia.

El 80% de los asistentes se une a un evento virtual con fines educativos y, después, para hacer networking.

Al atender las necesidades de su audiencia, puede mantenerla comprometida y animarla a interactuar.

Haga que el evento sea vibrante con una cálida bienvenida, cree un ambiente confortable y, lo más importante, intente crear una buena relación con sus invitados.

Las personas también suelen mostrarse reacias a participar o hacer preguntas en los eventos virtuales cuando no se sienten conectadas con el anfitrión.

Organice encuestas en directo, anímelos a hacer preguntas, aporte comentarios y participe activamente en las actividades involucradas.

Para tomar medidas adicionales que aumenten la participación y mejoren la satisfacción del cliente, se invita a moderadores externos a las mesas redondas virtuales, así como a ponentes ajenos a la empresa que sean expertos en su campo.

Asegúrese de decidir la duración adecuada para cada segmento. Por ejemplo, una mesa redonda virtual debería durar idealmente entre 60 y 90 minutos; el uso de buenos micrófonos y una calidad de audio y video impecable es esencial para el éxito de su evento virtual.

9. No adoptar la plataforma adecuada para organizar eventos técnicos

Para la demostración adecuada de su programa de software o aplicación junto con sus diversas herramientas, necesita contar con la plataforma virtual adecuada que pueda soportar sus diferentes operaciones y escenarios en tiempo real durante el evento.

Con la ayuda de los laboratorios virtuales proporcionados por CloudEvents, los supervisores pueden llevar a cabo el evento sin esfuerzo.

CloudLabs es compatible con AWS (Amazon Web Services), Azure y GCP. Así, puede organizar fácilmente un evento basado en cualquier plataforma en la nube adecuada para su producto.

10. No contar con una estrategia de control presupuestario

El éxito de los eventos virtuales viene determinado por una mayor participación de los clientes y una reducción de los costes generales.

Si bien los eventos virtuales le ahorran los costes asociados a los eventos presenciales, al elegir la plataforma adecuada puede reducir aún más sus gastos de gestión.

Para eventos de larga duración, necesita una plataforma que pueda albergar varias pistas a la vez; de esta manera, puede ahorrar tiempo y mantener a su audiencia comprometida.

Asegúrese de que su evento se organice dentro del presupuesto optando por una plataforma escalable, en la que solo pague por los recursos que utiliza.

CloudEvents está revolucionando la forma en que se gestionan y organizan los eventos basados en la nube

La iniciativa CloudEvents de Spektra, combinada con los potentes laboratorios prácticos de CloudLabs, es una solución integral para organizar eventos técnicos y talleres en línea, fácil de usar, implementar y escalar, manteniendo al mismo tiempo los costes bajo control.

A los organizadores les encanta usar CloudEvents, y esta es la razón:

1. Escalable: Organice eventos con el número de plazas necesario según su solicitud, con la opción de solicitar también laboratorios bajo demanda durante los eventos.
2. Altamente compatible: CloudEvents es compatible con Azure, AWS y GCP. Organice eventos basados en la plataforma en la nube de su elección.
3. Control del tiempo de actividad del laboratorio: control total sobre el tiempo de actividad máximo de los recursos en la nube, con funciones automatizadas personalizables para apagar los entornos de laboratorio inactivos y ayudar a controlar el presupuesto del evento.
4. Capacidades multitrack: ahorre tiempo organizando varias pistas simultáneamente dentro de un mismo evento y dé libertad a los asistentes para elegir la pista según sus necesidades.

Además, se proporciona a los organizadores laboratorios preimplementados y entornos probados para el número de plazas necesario, con el fin de ofrecer una experiencia fluida.

Para obtener más información sobre CloudLabs, reserve una demostración ahora.