10 choses à arrêter de faire si vous organisez un événement tech virtuel

L’évaluation moyenne du secteur mondial des événements était estimée à environ $1,135 billion (about $3,500 per person in the US) en 2019. Ainsi, l’année suivante, alors que le monde était témoin de la catastrophe dramatique de la Pandémie, les conférences annuelles organisées par les entreprises ont dû passer au format virtuel pour s’adapter à l’évolution des temps.

Des grandes industries comme l’informatique (IT), le monde des affaires, la Fintech, et même le NorthEast Astronomy Forum 2020, jusqu’aux activités les plus courantes comme les cours de danse, les cours de cuisine ou le yoga, tous ont adopté la nouvelle norme consistant à organiser des événements virtuels.

De plus, de nombreux entrepreneurs affirment que leurs événements tech virtuels ont surpassé les événements physiques et généré des revenus plus importants.

Les événements virtuels présentent l’avantage de ne pas nécessiter d’infrastructure coûteuse, de pouvoir y participer depuis le confort de son domicile et de ne pas engendrer de frais de restauration.

Cependant, planifier un événement tech virtuel n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît ; de nombreuses choses peuvent mal tourner sans une planification adéquate.

Pour que vos invités et vos sponsors restent attentifs tout au long de l’événement, vous devez garantir une diffusion fluide du contenu, un bon fonctionnement de tous les appareils, une programmation sans accroc et un intervenant captivant capable d’entretenir les échanges. Les événements virtuels peuvent être tristement connus pour leur manque d’engagement, leur côté ennuyeux, leur faible voire inexistant potentiel de networking, leurs bugs de dernière minute et leur faible nombre de participants.

Dans cet article, nous allons donc aborder précisément les choses que vous devez arrêter de faire dès maintenant, qui nuisent au succès de votre événement avec les plateformes d’événements virtuels.

1. Ne pas construire une stratégie adéquate pour votre événement tech virtuel

Le succès de votre événement virtuel dépend de la solidité de la stratégie mise en place pour l’organiser. Un manque de stratégie peut être votre premier pas vers un fiasco virtuel !

Assurez-vous de prendre en compte ces points avant de commencer à planifier votre événement tech virtuel.

• Choisissez le bon planning

La plupart des événements tech virtuels, comme les Hackathons, peuvent attirer de nombreux participants venant de différents lieux, probablement de fuseaux horaires différents. Assurez-vous donc de diffuser votre événement virtuel en direct dans différents fuseaux horaires et de choisir un horaire pratique pour la majorité de votre public cible.

• Décidez du bon format

Selon la nature et l’objectif de votre événement tech virtuel, vous devez envisager un format adapté à votre événement.

Votre événement sera-t-il un vaste rassemblement tech, un webinaire avec un intervenant et plusieurs participants, une visioconférence réunissant des entrepreneurs de premier plan, un atelier, ou même un événement hybride ?

• Marketing de votre événement tech virtuel

Adoptez les meilleures pratiques marketing avant l’événement pour vous assurer que votre public cible est bien informé de vos offres.

Exploitez les plateformes sociales pour accroître la portée auprès de votre audience et générer un maximum d’inscriptions pour votre webinaire.

Assurez-vous que le processus d’inscription et d’intégration soit simple pour vos participants, car tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec la technologie et les appareils. De plus, une navigation trop complexe pour accéder au bon lien d’inscription et d’intégration peut faire fuir votre audience.

Assurez-vous de fournir toutes les instructions nécessaires concernant la participation à l’événement, avec des liens ou des documents adéquats qui orientent l’audience vers un guide pratique, afin d’éviter toute confusion au moment de rejoindre l’événement.

2. Ne pas envisager la plateforme adaptée à chaque participant.

Les participants à un événement virtuel peuvent disposer de plusieurs moyens pour rejoindre la plateforme.

Assurez-vous que votre plateforme est conviviale sur tous les appareils, du PC à l’Android, en passant par la tablette et l’iPhone.

Lors de la conception des présentations et diapositives de votre contenu, tenez compte des différentes tailles d’écran que l’audience devrait utiliser pendant la conférence virtuelle et planifiez vos présentations en conséquence.

3. Ne pas avoir de véritable stratégie de contenu en place

Assurez-vous de proposer un contenu pertinent qui justifie le temps de vos participants.

Les événements tech virtuels nécessitent une planification poussée et minutieuse pour garantir l’engagement attendu pendant l’événement.

Si votre contenu ne repose pas sur des piliers solides, votre audience pourrait se permettre de quitter l’événement, ce qui réduirait encore davantage votre motivation.

Adoptez une stratégie de contenu active comme bonne pratique pour votre événement virtuel et efforcez-vous de rester pertinent par rapport à votre sujet ; assurez-vous d’être transparent sur vos points de discussion clés dès le début et abordez les dernières tendances du secteur afin de susciter l’intérêt de vos participants.

4. Une exposition pratique insuffisante

Nous avons tendance à oublier facilement, avec le temps, quelque chose que nous avons lu ou entendu quelque part. Mais nos expériences restent gravées dans notre mémoire pour toute une vie. C’est pourquoi l’expérience pratique pendant la formation est indispensable. Les participants pourront retenir les expériences réalisées pendant les ateliers, les mettre en pratique par la suite, et reviendront également pour approfondir leur formation ou leurs connaissances sur le sujet.

Les laboratoires pratiques peuvent être obtenus de nombreuses façons : il existe des essais gratuits Microsoft, ainsi que des alternatives payantes.

5. Négliger le pouvoir de la technologie

Photo de George Milton sur Pexels

Les événements tech virtuels sont la nouvelle tendance dans le secteur des événements et sont là pour durer.

Et la plupart des entreprises tirent le meilleur parti de cette opportunité. Les entreprises tech à croissance rapide ont des événements virtuels programmés tout au long de l’année. Selon les statistiques, 46 % des entreprises prévoient d’organiser davantage de tels événements tech virtuels cette année qu’en 2021.

Planifier un événement tech virtuel peut être tout aussi stressant que d’organiser un événement physique, en raison de la dépendance à la technologie et aux plateformes d’événements dans le premier cas.

Les organisateurs d’événements doivent prendre les précautions suivantes lors de la planification de l’événement.

• L’organisateur de l’événement doit bien maîtriser les logiciels et les équipements techniques qui seront utilisés pendant l’événement. Les problèmes techniques et bugs de dernière minute sont très fréquents.
• Utilisez la meilleure plateforme virtuelle pour organiser votre événement.
• Une plateforme facile à utiliser aussi bien pour tous les participants que pour les organisateurs.
• Assurez-vous que votre plateforme virtuelle propose plusieurs fonctionnalités telles que
• Un moyen de se connecter avec ses pairs, les participants et les intervenants
• Des sessions en petits groupes
• Des capacités de suivi pour les formateurs et intervenants
• L’enregistrement de l’événement
• La prise en charge d’une haute qualité vidéo et audio
• La compatibilité avec tous les navigateurs disponibles, y compris Chrome
• La compatibilité multi-pistes.
• Des environnements virtuels pour la démonstration en temps réel de votre logiciel ou produit.

Lors de l’organisation d’un événement tech virtuel élaboré, les organisateurs doivent garder à l’esprit ce que recherchent les participants.

Les participants s’attendent à bénéficier d’un engagement via des chats en direct pour interagir avec l’intervenant, à développer leur réseau en construisant une communauté en ligne, et à profiter de sessions en petits groupes selon leurs centres d’intérêt dans des discussions par catégories.

6. Ne pas définir d’objectifs adéquats pour votre événement

Adoptez un état d’esprit orienté vers des objectifs définis lors de l’organisation d’une conférence tech virtuelle afin de générer du ROI pour votre entreprise. De nombreux organisateurs d’événements ont jugé le succès de leurs événements virtuels à l’aune d’un ROI accru.

Pour certaines entreprises, un événement virtuel peut viser la notoriété de la marque, la génération de leads ou l’augmentation de la base de clients.

Assurez-vous que votre contenu et votre stratégie sont bien alignés sur vos objectifs. Il est impératif de proposer un contenu à forte valeur ajoutée pour capter l’attention de votre audience, mais orienter cette attention dans la bonne direction dépend de vos objectifs et des résultats attendus. Vous avez donc besoin d’objectifs parfaitement définis et d’une stratégie bien conçue.

Ainsi, vous pourrez tirer le meilleur parti de vos dépenses liées à l’événement.

7. Ne pas prendre les mesures de sécurité adéquates

De nombreux événements virtuels sont organisés avec des participants fournissant leurs informations de base lors de l’inscription. De plus, pendant l’événement, pour des abonnements supplémentaires, vous pourriez avoir besoin de davantage de données de la part de vos participants. Si vous ne prenez pas les mesures de sécurité adéquates, vous risquez de subir des violations de sécurité et des vols de données.

En choisissant la bonne plateforme pour héberger vos événements tech virtuels, vous protégez vos données et vous vous déchargez d’une partie du fardeau.

Assurez-vous que la plateforme virtuelle que vous choisissez respecte les exigences de conformité nécessaires à la sécurité de vos données. Parmi les conformités courantes à rechercher figurent le GDPR et le SOC.

Spektra Systems a récemment annoncé sa pleine conformité avec le SOC 2 Type 1 et le GDPR, protégeant ainsi les données personnelles de tous les utilisateurs contre toute utilisation abusive et exploitation. Lisez le communiqué de presse complet ici.

8. Ne pas réussir à susciter l’engagement

Les événements virtuels peuvent devenir ennuyeux en raison d’un manque d’énergie de l’audience et de son manque d’interaction.

Il faut élaborer une stratégie dès le départ pour garantir le succès de l’événement grâce à une participation active de l’audience et à un vif intérêt pour chaque sujet abordé pendant l’événement.

Assurez-vous que votre audience soit bien informée de votre programme et des sujets de discussion afin d’éviter tout retour négatif.

Élaborez une stratégie de contenu capable de capter l’attention de votre audience.

80 % des participants rejoignent un événement virtuel à des fins éducatives, puis pour le networking.

En répondant aux besoins de votre audience, vous pouvez la maintenir engagée et l’encourager à interagir.

Rendez l’événement dynamique avec un accueil chaleureux, créez une ambiance confortable et, surtout, essayez d’établir une relation de confiance avec vos invités.

Les gens hésitent également souvent à participer ou à poser des questions lors d’événements virtuels lorsqu’ils ne se sentent pas connectés à l’hôte.

Organisez des sondages en direct, encouragez-les à poser des questions, à apporter leur contribution et à participer activement aux activités proposées.

Pour prendre des mesures supplémentaires en faveur d’un engagement accru et d’une meilleure satisfaction client, des modérateurs externes sont invités aux tables rondes virtuelles, ainsi que des intervenants extérieurs à l’entreprise, experts dans leur domaine.

Veillez à définir la bonne durée pour chaque segment. Par exemple, une table ronde virtuelle doit idéalement durer entre 60 et 90 minutes ; l’utilisation de bons microphones et une qualité audio et vidéo irréprochable sont essentielles pour faire de votre événement virtuel un succès.

9. Ne pas adopter la bonne plateforme pour organiser des événements techniques

Pour une démonstration adéquate de votre programme logiciel ou de votre application, ainsi que de ses divers outils, vous devez disposer de la bonne plateforme virtuelle capable de prendre en charge vos différentes opérations et scénarios en temps réel pendant l’événement.

Grâce aux laboratoires virtuels fournis par CloudEvents, les surveillants peuvent organiser l’événement sans effort.

CloudLabs prend en charge AWS (Amazon Web Services), Azure et GCP. Vous pouvez ainsi facilement organiser un événement basé sur n’importe quelle plateforme cloud adaptée à votre produit.

10. Ne pas avoir de stratégie de maîtrise du budget

Le succès des événements virtuels se mesure à l’engagement accru des clients et à la réduction des frais généraux.

Alors que les événements virtuels vous permettent d’économiser les coûts associés aux événements en présentiel, le choix de la bonne plateforme vous permet de réduire encore davantage vos dépenses de gestion.

Pour les événements de longue durée, vous avez besoin d’une plateforme capable d’héberger plusieurs pistes à la fois, ce qui vous permet de gagner du temps et de maintenir l’engagement de votre audience.

Assurez-vous que votre événement respecte le budget en optant pour une plateforme évolutive, où vous ne payez que pour les ressources que vous utilisez.

CloudEvents révolutionne la manière dont les événements basés sur le cloud sont gérés et organisés

L’initiative CloudEvents de Spektra, associée aux puissants laboratoires pratiques de CloudLabs, constitue une solution tout-en-un pour organiser des événements techniques et des ateliers en ligne, facile à utiliser, à déployer et à faire évoluer, tout en maîtrisant les coûts.

Voici pourquoi les organisateurs adorent utiliser CloudEvents :

1. Évolutif : organisez des événements avec le nombre de places requis selon votre demande, avec la possibilité de demander également des laboratoires à la demande pendant les événements.
2. Hautement compatible : CloudEvents prend en charge Azure, AWS et GCP. Organisez des événements basés sur la plateforme cloud de votre choix.
3. Contrôle du temps de disponibilité des laboratoires : contrôle total sur la durée maximale de disponibilité des ressources cloud, avec des fonctionnalités automatisées personnalisables pour arrêter les environnements de laboratoire inactifs et aider à maîtriser le budget de l’événement.
4. Capacités multi-pistes : gagnez du temps en organisant plusieurs pistes simultanément au sein d’un même événement et laissez aux participants la liberté de choisir la piste selon leurs besoins.

De plus, les organisateurs bénéficient de laboratoires préinstallés et d’environnements testés pour le nombre de places requis, afin d’offrir une expérience fluide.

Pour en savoir plus sur CloudLabs - réservez une démo dès maintenant.