バーチャルテックイベントを開催するなら今すぐやめるべき10のこと

2019年時点で、世界のイベント業界の平均評価額は約$1,135 billion (about $3,500 per person in the US)と推定されていました。そのため、まさに翌年、世界がパンデミックという壮絶な災禍を目の当たりにしていたとき、企業が主催する年次カンファレンスは、変化する時代に対応するためバーチャル開催へと移行せざるを得ませんでした。

IT(情報技術)、ビジネス、フィンテックといった主要な業界から、NorthEast Astronomy Forum 2020、さらにはダンスクラス、料理教室、ヨガといったごく身近なビジネスに至るまで、すべてがバーチャルイベント開催という新しい常態を取り入れました。

また、多くの起業家が、自社のバーチャルテックイベントは対面イベントを上回る成果を上げ、より大きな収益をもたらしたと主張しています。

バーチャルイベントには、インフラコストがかからない、自宅の快適な環境から参加できる、ケータリングサービスの費用がかからないといったメリットがあります。

しかし、バーチャルテックイベントの計画は見た目ほど単純ではなく、適切な計画がなければ多くのことがうまくいかなくなる可能性があります。

ゲストやスポンサーにイベントを通して注目し続けてもらうためには、コンテンツのシームレスな配信、すべてのデバイスの正常な動作、スムーズな進行、そして会話を途切れさせない魅力的なスピーカーを確保する必要があります。バーチャルイベントは、エンゲージメントの欠如、退屈さ、ネットワーキングの機会がほとんどないこと、直前のバグ、参加者数の少なさなどで悪名高くなりがちです。

そこで本ブログでは、バーチャルイベントプラットフォームでのイベントの成功を妨げる、今すぐやめるべきことを具体的に取り上げます。

1. バーチャルテックイベントのための適切な戦略を構築していない

バーチャルイベントの成功は、開催のための戦略がどれだけ強固であるかによって決まります。戦略の欠如は、バーチャルな失敗を招く最初の一歩になりかねません。

バーチャルテックイベントの計画を始める前に、以下の点を考慮するようにしてください。

• 適切なスケジュールを選ぶ

Hackathonのようなほとんどのバーチャルテックイベントは、さまざまな場所、おそらく異なるタイムゾーンから多くの参加者を集めることができます。そのため、バーチャルイベントを異なるタイムゾーンでライブ配信し、ターゲットオーディエンスの大半にとって都合の良いスケジュールを選ぶようにしてください。

• 適切なフォーマットを決める

バーチャルテックイベントの性質や目的に応じて、イベントに合ったフォーマットを検討する必要があります。

あなたのイベントは、大規模なテック集会、スピーカーと複数の参加者によるウェビナー、有力なビジネス起業家が集まるビデオ会議、ワークショップ、あるいはハイブリッドイベントになるのでしょうか。

• バーチャルテックイベントのマーケティング

イベント前のマーケティングのベストプラクティスを取り入れ、ターゲットオーディエンスがあなたのオファーを確実に認知できるようにしてください。

ソーシャルプラットフォームを活用してオーディエンスへのリーチを拡大し、ウェビナーイベントの登録数を最大化しましょう。

すべての人がテクノロジーに精通し、デバイスの扱いに慣れているわけではないため、参加者にとって登録とオンボーディングのプロセスをシンプルにしてください。また、登録やオンボーディングの正しいリンクにたどり着くまでのナビゲーションが多すぎると、オーディエンスが離れてしまう可能性があります。

イベントへの参加時に混乱が生じないよう、ハウツーガイドへ案内する適切なリンクやドキュメントとともに、イベント参加に関する必要な案内をすべて提供するようにしてください。

2. すべての参加者に適したプラットフォームを検討していない

バーチャルイベントの参加者は、プラットフォームへの参加方法を複数持つことがあります。

PCからAndroid、タブレット、iPhoneまで、あらゆるデバイスでプラットフォームが使いやすいものになっているか確認してください。

コンテンツ用のプレゼンテーションやスライドを作成する際は、バーチャルカンファレンス中にオーディエンスが使用すると想定されるさまざまな画面サイズを考慮し、それに応じてプレゼンテーションを計画してください。

3. 適切なコンテンツ戦略を持っていない

参加者の時間に見合う関連性の高いコンテンツを提供するようにしてください。

バーチャルテックイベントでは、イベント中に予想されるエンゲージメントを確保するために、高度で綿密な計画が必要です。

コンテンツが確固たる柱に基づいていない場合、オーディエンスはイベントから離脱してしまい、あなたのモチベーションをさらに下げることになりかねません。

バーチャルイベントのベストプラクティスとして積極的なコンテンツ戦略を取り入れ、トピックとの関連性を保つよう努めてください。最初から議論の重要ポイントについて透明性を保ち、業界を取り巻く最新トレンドを取り上げることで、参加者の関心を引きましょう。

4. ハンズオン体験が不十分

人はどこかで読んだり聞いたりしたことを、時間の経過とともに簡単に忘れてしまう傾向があります。しかし、自身の経験は生涯にわたって記憶に刻まれます。だからこそ、トレーニング中のハンズオン体験は必須です。参加者はワークショップ中に行った実験内容を記憶に留めることができ、さらにそれを実践に移し、さらなるトレーニングやそのテーマに関する知識を求めて再び戻ってくるでしょう。

ハンズオンラボは、Microsoftの無料トライアルや有料の代替手段など、さまざまな方法で入手できます。

5. テクノロジーの力を軽視している

George Milton氏による、Pexelsからの写真

バーチャルテックイベントはイベント業界における新たなトレンドであり、今後も定着していくでしょう。

そして、ほとんどの企業がこの機会を最大限に活用しています。テック業界で急成長中の企業は、年間を通じてバーチャルイベントを予定しています。統計によると、46%の企業が、2021年よりも今年多くのこうしたバーチャルテックイベントを開催する予定です。

バーチャルテックイベントの計画は、テクノロジーやイベントプラットフォームへの依存度が高いため、対面イベントの開催と同様にストレスの多いものになる可能性があります。

イベント主催者は、イベントの計画中に以下の予防策を講じる必要があります。

• イベント主催者は、イベント中に使用されるソフトウェアや技術機器に精通している必要があります。直前の技術的な不具合やバグは非常によく発生します。
• イベントの開催には最適なバーチャルプラットフォームを利用してください。
• すべての参加者と主催者双方にとって使いやすいものであること。
• バーチャルプラットフォームが以下のような複数の機能を提供していることを確認してください
• 仲間や参加者、講師とつながるための手段
• ブレイクアウトセッション
• 講師や教員向けのモニタリング機能
• イベントの録画
• 高い映像・音声品質のサポート
• Chromeを含むすべての利用可能なブラウザをサポート
• マルチトラック対応。
• ソフトウェアプログラムや製品をリアルタイムでデモンストレーションするためのバーチャル環境。

入念なバーチャルテックイベントを開催する際、主催者は参加者が何を求めているかを念頭に置く必要があります。

参加者は、スピーカーとやり取りできるライブチャットによるエンゲージメント、オンラインコミュニティの構築によるネットワークの拡大、そして関心のあるカテゴリー別ディスカッションに応じたブレイクアウトセッションを期待しています。

6. イベントの適切な目標を設定していない

自社のROIを生み出すため、バーチャルテックカンファレンスを主催する際は、目標を明確に定めた考え方を持ちましょう。多くのイベント主催者は、ROIの向上によって自社のバーチャルイベントの成功を判断しています。

企業によっては、バーチャルイベントはブランド認知、リード獲得、顧客基盤の拡大を目的とする場合があります。

コンテンツと戦略が目標としっかり整合していることを確認してください。オーディエンスの関心を引くためには高価値のコンテンツを提供することが不可欠ですが、その関心を正しい方向へ導けるかどうかは目標と期待される結果次第です。したがって、完璧に定義された目標と、練り上げられた戦略が必要です。

こうすることで、イベントへの支出を最大限に活かすことができます。

7. 適切なセキュリティ対策を講じていない

多くのバーチャルイベントでは、参加者が登録時に基本情報を提供します。また、イベント中の追加サブスクリプションのために、参加者からさらに多くのデータが必要になる場合もあります。適切なセキュリティ対策を講じなければ、セキュリティ侵害やデータ盗難に直面する可能性があります。

バーチャルテックイベントの開催に適したプラットフォームを選ぶことで、データを保護し、負担の一部を軽減できます。

選択するバーチャルプラットフォームが、データの安全性に必要なコンプライアンス要件を満たしていることを確認してください。注意すべき一般的なコンプライアンスとして、GDPRとSOCが挙げられます。

Spektra Systemsは最近、SOC 2 Type 1とGDPRへの全面的な準拠を発表し、これによりすべてのユーザーの個人データを悪用や搾取から保護しています。プレスリリース全文はこちらからお読みいただけます。

8. エンゲージメントを喚起できていない

バーチャルイベントは、オーディエンスのエネルギー不足や交流の欠如により、退屈なものになってしまうことがあります。

オーディエンスの積極的な参加と、イベント中に議論されるあらゆるトピックへの強い関心をもってイベントを成功させるために、最初から戦略を練る必要があります。

否定的なフィードバックを防ぐため、オーディエンスがアジェンダや議論のトピックについてよく理解できるようにしてください。

オーディエンスの関心を引き付けられるコンテンツ戦略を練りましょう。

参加者の80%は、教育目的でバーチャルイベントに参加し、その後ネットワーキングのために参加します。

オーディエンスのニーズに応えることで、彼らのエンゲージメントを維持し、交流を促すことができます。

温かい歓迎でイベントを活気づけ、快適な雰囲気を作り出し、そして何より、ゲストとの信頼関係を築くよう努めてください。

また、人々はホストとのつながりを感じられないと、バーチャルイベントへの参加や質問をためらいがちです。

ライブ投票を実施し、質問をするよう促し、意見を出してもらい、関連するアクティビティに積極的に参加してもらいましょう。

エンゲージメントの向上と顧客満足度の改善に向けた追加の対策として、外部のモデレーターがバーチャルラウンドテーブルカンファレンスに招かれ、また自社外からその分野の専門家であるスピーカーが招かれます。

各セグメントの適切な所要時間を決めるようにしてください。例えば、バーチャルラウンドテーブルカンファレンスは理想的には60〜90分程度が望ましく、バーチャルイベントを成功させるためには、良質なマイクの使用や、非の打ちどころのない音声・映像品質が不可欠です。

9. 技術系イベントの開催に適したプラットフォームを採用していない

ソフトウェアプログラムやアプリケーション、そのさまざまなツールを適切にデモンストレーションするには、イベント中のさまざまな業務やリアルタイムシナリオをサポートできる適切なバーチャルプラットフォームが必要です。

CloudEventsが提供するバーチャルラボの助けを借りることで、監督者は無理なくイベントを実施できます。

CloudLabsはAWS(Amazon Web Services)、Azure、GCPをサポートしています。そのため、自社製品に適したどのクラウドプラットフォームに基づくイベントでも簡単に開催できます。

10. 予算管理の戦略を持っていない

バーチャルイベントの成功は、顧客エンゲージメントの向上と諸経費の削減によって決まります。

バーチャルイベントは対面イベントに伴うコストを節約できる一方、適切なプラットフォームを選ぶことで管理費用をさらに削減できます。

長時間にわたるイベントでは、一度に複数のトラックをホストできるプラットフォームが必要であり、これにより時間を節約し、オーディエンスのエンゲージメントを維持できます。

使用したリソースに対してのみ料金を支払うスケーラブルなプラットフォームを選ぶことで、イベントを予算内に収めるようにしてください。

CloudEventsは、クラウドベースのイベントの管理・実施方法に革命をもたらしています

SpektraのCloudEventsイニシアチブは、CloudLabsによる強力なハンズオンラボと連携し、コストを抑えながら、簡単に利用・展開・拡張できる、オンライン技術系イベントおよびワークショップ開催のためのワンストップソリューションです。

主催者がCloudEventsを愛用している理由は次のとおりです。

1. スケーラブル: リクエストに応じて必要な座席数でイベントを開催でき、イベント中にオンデマンドラボをリクエストするオプションもあります。
2. 高い互換性: CloudEventsはAzure、AWS、GCPをサポートしています。お好みのクラウドプラットフォームに基づいてイベントを開催できます。
3. ラボの稼働時間を制御: クラウドリソースの最大稼働時間を完全に制御でき、アイドル状態のラボ環境をシャットダウンするカスタマイズ可能な自動化機能により、イベント予算の管理に役立ちます。
4. マルチトラック機能: 1つのイベント内で複数のトラックを同時に開催することで時間を節約し、参加者が必要に応じてトラックを自由に選択できるようにします。

また、主催者には、必要な座席数分の事前展開済みラボとテスト済み環境が提供され、シームレスな体験を実現します。

CloudLabsについて詳しく知るには、今すぐデモを予約してください。