10 Dinge, die Sie bei der Organisation einer virtuellen Tech-Veranstaltung nicht mehr tun sollten

Der durchschnittliche Wert der weltweiten Eventbranche wurde 2019 auf rund $1,135 billion (about $3,500 per person in the US) geschätzt. Bereits im darauffolgenden Jahr, als die Welt eine drastische Katastrophe in Form der Pandemie erlebte, mussten die von Unternehmen veranstalteten Jahreskonferenzen virtuell stattfinden, um mit den veränderten Zeiten Schritt zu halten.

Von großen Branchen wie IT (Information Technology), Business und Fintech über das NorthEast Astronomy Forum 2020 bis hin zu ganz alltäglichen Angeboten wie Tanzkursen, Kochkursen und Yoga – alle haben die neue Normalität virtueller Veranstaltungen übernommen.

Zudem behaupten viele Unternehmer, dass ihre virtuellen Tech-Veranstaltungen die physischen übertroffen und höhere Umsätze eingebracht haben.

Virtuelle Veranstaltungen bieten den Vorteil, dass keine Infrastrukturkosten anfallen, man bequem von zu Hause aus teilnehmen kann und keine Kosten für Catering-Services entstehen.

Die Planung einer virtuellen Tech-Veranstaltung ist jedoch nicht so einfach, wie es scheinen mag – ohne die richtige Planung kann vieles schiefgehen.

Damit Ihre Gäste und Sponsoren während der gesamten Veranstaltung bei der Sache bleiben, müssen Sie eine nahtlose Bereitstellung der Inhalte, die einwandfreie Funktion aller Geräte, einen reibungslosen Ablauf und einen mitreißenden Redner sicherstellen, der die Gespräche am Laufen hält. Virtuelle Veranstaltungen sind berüchtigt für mangelndes Engagement, Langeweile, kaum vorhandene Networking-Möglichkeiten, kurzfristige technische Probleme und geringe Teilnehmerzahlen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir daher gezielt auf die Dinge ein, die Sie ab sofort unterlassen sollten, da sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung auf virtuellen Event-Plattformen beeinträchtigen.

1. Keine geeignete Strategie für Ihre virtuelle Tech-Veranstaltung entwickeln

Der Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung hängt davon ab, wie fundiert Ihre Strategie für die Durchführung ist. Fehlende Strategie kann der erste Schritt zu einem virtuellen Fiasko sein!

Achten Sie darauf, diese Punkte zu berücksichtigen, bevor Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Tech-Veranstaltung beginnen.

• Wählen Sie den richtigen Zeitplan

Die meisten virtuellen Tech-Veranstaltungen wie Hackathons können viele Teilnehmer aus unterschiedlichen Regionen anziehen, vermutlich aus verschiedenen Zeitzonen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre virtuelle Veranstaltung in verschiedenen Zeitzonen live streamen, und wählen Sie einen Zeitplan, der für den Großteil Ihrer Zielgruppe passend ist.

• Entscheiden Sie sich für das richtige Format

Je nach Art und Zweck Ihrer virtuellen Tech-Veranstaltung müssen Sie ein passendes Format für Ihre Veranstaltung in Betracht ziehen.

Wird Ihre Veranstaltung eine große Tech-Versammlung, ein Webinar mit einem Redner und mehreren Teilnehmern, eine Videokonferenz, bei der sich führende Unternehmer versammeln, ein Workshop oder gar eine hybride Veranstaltung sein?

• Vermarktung Ihrer virtuellen Tech-Veranstaltung

Setzen Sie vor der Veranstaltung auf bewährte Marketingpraktiken, um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe über Ihre Angebote informiert ist.

Nutzen Sie soziale Plattformen, um die Reichweite bei Ihrer Zielgruppe zu erhöhen und möglichst viele Anmeldungen für Ihr Webinar zu generieren.

Achten Sie darauf, dass Ihr Registrierungs- und Onboarding-Prozess für Ihre Teilnehmer einfach ist, da nicht jeder technisch versiert und mit Geräten vertraut ist. Zudem kann eine zu komplizierte Navigation zum richtigen Link für Registrierung und Onboarding Ihr Publikum abschrecken.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Anweisungen zur Teilnahme an der Veranstaltung bereitstellen, mit passenden Links oder Dokumenten, die das Publikum zu einer Anleitung führen, um Verwirrung beim Beitritt zur Veranstaltung zu vermeiden.

2. Die für jeden Teilnehmer passende Plattform nicht berücksichtigen

Teilnehmer einer virtuellen Veranstaltung können auf unterschiedliche Weise der Plattform beitreten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform auf allen Geräten benutzerfreundlich ist, vom PC über Android bis hin zu Tablet und iPhone.

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Präsentationen und Folien für Ihre Inhalte die verschiedenen Bildschirmgrößen, die das Publikum voraussichtlich während der virtuellen Konferenz verwenden wird, und planen Sie Ihre Präsentationen entsprechend.

3. Keine geeignete Content-Strategie vorweisen

Stellen Sie sicher, dass Sie relevante Inhalte bieten, die die Zeit Ihrer Teilnehmer wert sind.

Virtuelle Tech-Veranstaltungen erfordern eine fortgeschrittene und gründliche Planung, um das erwartete Engagement während der Veranstaltung sicherzustellen.

Wenn Ihre Inhalte nicht auf soliden Grundpfeilern beruhen, könnte sich Ihr Publikum die Freiheit nehmen, die Veranstaltung zu verlassen, was Ihre Motivation weiter senkt.

Verfolgen Sie eine aktive Content-Strategie als Best Practice für Ihre virtuelle Veranstaltung und versuchen Sie, bei Ihrem Thema zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an transparent über Ihre wichtigsten Diskussionspunkte sind, und gehen Sie auf die neuesten Branchentrends ein, um das Interesse Ihrer Teilnehmer zu wecken.

4. Unzureichende praktische Erfahrung

Mit der Zeit vergessen wir leicht Dinge, die wir irgendwo gelesen oder gehört haben. Unsere Erfahrungen hingegen bleiben ein Leben lang in unserem Gedächtnis verankert. Deshalb ist praktische Erfahrung während der Schulung ein Muss. Teilnehmer können sich die während der Workshops durchgeführten Experimente merken, sie später umsetzen und kommen auch für weitere Schulungen oder Wissen zum Thema zurück.

Praktische Labs lassen sich auf viele Arten beziehen – es gibt kostenlose Microsoft-Testversionen sowie kostenpflichtige Alternativen.

5. Die Macht der Technologie vernachlässigen

Foto von George Milton auf Pexels

Virtuelle Tech-Veranstaltungen sind der neue Trend in der Eventbranche und werden bleiben.

Und die meisten Unternehmen nutzen diese Gelegenheit optimal. Schnell wachsende Tech-Unternehmen haben das ganze Jahr über virtuelle Veranstaltungen geplant. Laut Statistiken planen 46 % der Unternehmen, in diesem Jahr mehr solcher virtuellen Tech-Veranstaltungen zu veranstalten als 2021.

Die Planung einer virtuellen Tech-Veranstaltung kann ebenso stressig sein wie die einer physischen Veranstaltung, da Erstere von Technologie und Event-Plattformen abhängig ist.

Veranstalter müssen bei der Planung der Veranstaltung folgende Vorsichtsmaßnahmen treffen.

• Der Veranstalter muss mit der Software und den technischen Geräten, die während der Veranstaltung verwendet werden, bestens vertraut sein. Technische Störungen und Fehler in letzter Minute kommen sehr häufig vor.
• Nutzen Sie die beste virtuelle Plattform, um Ihre Veranstaltung durchzuführen.
• Eine, die sowohl für alle Teilnehmer als auch für die Veranstalter einfach zu bedienen ist.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuelle Plattform mehrere Funktionen bietet, wie zum Beispiel
• Ein Medium, um sich mit Kollegen, Teilnehmern und Referenten zu vernetzen
• Breakout-Sessions
• Überwachungsfunktionen für Dozenten und Referenten
• Aufzeichnung der Veranstaltung
• Unterstützung hoher Video- und Audioqualität
• Unterstützung aller verfügbaren Browser, einschließlich Chrome
• Multitrack-Kompatibilität.
• Virtuelle Umgebungen zur Demonstration Ihres Softwareprogramms oder Produkts in Echtzeit.

Bei der Durchführung einer umfangreichen virtuellen Tech-Veranstaltung müssen Veranstalter im Hinterkopf behalten, wonach die Teilnehmer suchen.

Teilnehmer erwarten Engagement durch Live-Chats zur Interaktion mit dem Redner, den Ausbau ihres Netzwerks durch den Aufbau einer Online-Community sowie Breakout-Sessions je nach ihren Interessen in kategorisierten Diskussionen.

6. Keine geeigneten Ziele für Ihre Veranstaltung festlegen

Verfolgen Sie bei der Organisation einer virtuellen Tech-Konferenz eine zielorientierte Denkweise, um ROI für Ihr Unternehmen zu generieren. Viele Veranstalter bewerten den Erfolg ihrer virtuellen Veranstaltungen an einem gestiegenen ROI.

Für manche Unternehmen kann eine virtuelle Veranstaltung der Markenbekanntheit, der Lead-Generierung oder der Vergrößerung des Kundenstamms dienen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte und Ihre Strategie gut auf Ihre Ziele abgestimmt sind. Es ist unerlässlich, hochwertige Inhalte bereitzustellen, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu halten, doch diese Aufmerksamkeit in die richtige Richtung zu lenken, hängt von Ihren Zielen und den erwarteten Ergebnissen ab. Daher benötigen Sie perfekt definierte Ziele und eine gut ausgearbeitete Strategie.

So können Sie das Beste aus Ihren Ausgaben für die Veranstaltung herausholen.

7. Keine geeigneten Sicherheitsmaßnahmen ergreifen

Viele virtuelle Veranstaltungen werden durchgeführt, bei denen Teilnehmer während der Registrierung ihre grundlegenden Informationen angeben. Zudem benötigen Sie während der Veranstaltung für zusätzliche Abonnements möglicherweise weitere Daten von Ihren Teilnehmern. Wenn Sie keine geeigneten Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, können Sie mit Sicherheitsverletzungen und Datendiebstahl konfrontiert werden.

Indem Sie die richtige Plattform für Ihre virtuellen Tech-Veranstaltungen wählen, schützen Sie Ihre Daten und nehmen sich selbst etwas Last von den Schultern.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte virtuelle Plattform die erforderlichen Compliance-Anforderungen für die Sicherheit Ihrer Daten erfüllt. Häufige Compliance-Standards, auf die man achten sollte, sind GDPR und SOC.

Spektra Systems hat kürzlich die vollständige Konformität mit SOC 2 Type 1 und GDPR bekannt gegeben und schützt damit die personenbezogenen Daten aller Nutzer vor Missbrauch und Ausbeutung. Lesen Sie die vollständige Pressemitteilung hier.

8. Es nicht schaffen, Engagement zu wecken

Virtuelle Veranstaltungen können durch mangelnde Energie und fehlende Interaktion des Publikums langweilig werden.

Man muss von Anfang an eine Strategie entwickeln, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung durch aktive Teilnahme des Publikums und dessen reges Interesse an jedem während der Veranstaltung behandelten Thema erfolgreich ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum gut über Ihre Agenda und die Diskussionsthemen informiert ist, um negatives Feedback zu vermeiden.

Entwickeln Sie eine Content-Strategie, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums fesseln kann.

80 % der Teilnehmer nehmen an einer virtuellen Veranstaltung zunächst aus Bildungsgründen und danach zum Networking teil.

Indem Sie auf die Bedürfnisse Ihres Publikums eingehen, können Sie es engagiert halten und zur Interaktion ermutigen.

Gestalten Sie die Veranstaltung mit einer herzlichen Begrüßung lebendig, schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und versuchen Sie vor allem, eine Beziehung zu Ihren Gästen aufzubauen.

Menschen zögern zudem oft, sich an virtuellen Veranstaltungen zu beteiligen oder Fragen zu stellen, wenn sie sich dem Gastgeber nicht verbunden fühlen.

Veranstalten Sie Live-Umfragen, ermutigen Sie die Teilnehmer, Fragen zu stellen, Input zu geben und aktiv an den Aktivitäten teilzunehmen.

Um zusätzliche Maßnahmen für mehr Engagement und höhere Kundenzufriedenheit zu ergreifen, werden externe Moderatoren zu virtuellen Roundtable-Konferenzen sowie firmenfremde Redner eingeladen, die Experten auf ihrem Gebiet sind.

Achten Sie darauf, die richtige Dauer für jedes Segment festzulegen. Ein virtueller Roundtable sollte beispielsweise idealerweise 60 bis 90 Minuten dauern; die Verwendung guter Mikrofone sowie makellose Audio- und Videoqualität sind entscheidend für den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung.

9. Nicht die richtige Plattform für die Durchführung technischer Veranstaltungen wählen

Für die richtige Demonstration Ihres Softwareprogramms oder Ihrer Anwendung samt der verschiedenen Tools benötigen Sie die richtige virtuelle Plattform, die Ihre unterschiedlichen Abläufe und Echtzeitszenarien während der Veranstaltung unterstützen kann.

Mit Hilfe der von CloudEvents bereitgestellten virtuellen Labs können Aufsichtspersonen die Veranstaltung mühelos durchführen.

CloudLabs unterstützt AWS (Amazon Web Services), Azure und GCP. So können Sie problemlos eine Veranstaltung auf Basis jeder für Ihr Produkt geeigneten Cloud-Plattform durchführen.

10. Keine Strategie für die Budgetkontrolle haben

Der Erfolg virtueller Veranstaltungen wird durch gesteigertes Kundenengagement und reduzierte Gemeinkosten bestimmt.

Während virtuelle Veranstaltungen Ihnen die mit Präsenzveranstaltungen verbundenen Kosten ersparen, können Sie durch die Wahl der richtigen Plattform Ihre Verwaltungskosten weiter senken.

Für mehrstündige Veranstaltungen benötigen Sie eine Plattform, die mehrere Tracks gleichzeitig hosten kann – so sparen Sie Zeit und halten Ihr Publikum bei der Sache.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung innerhalb des Budgets bleibt, indem Sie sich für eine skalierbare Plattform entscheiden, bei der Sie nur für die genutzten Ressourcen zahlen.

CloudEvents revolutioniert die Verwaltung und Durchführung cloudbasierter Veranstaltungen

Die CloudEvents-Initiative von Spektra, kombiniert mit den leistungsstarken praktischen Labs von CloudLabs, ist eine Komplettlösung für die Durchführung von Online-Tech-Veranstaltungen und Workshops, die einfach zu nutzen, bereitzustellen und zu skalieren ist – bei gleichzeitig kontrollierten Kosten.

Veranstalter lieben CloudEvents, und das aus folgenden Gründen:

1. Skalierbar: Führen Sie Veranstaltungen mit der gewünschten Anzahl an Plätzen entsprechend Ihrer Anfrage durch, mit der Möglichkeit, während der Veranstaltungen auch On-Demand-Labs anzufordern.
2. Hochgradig kompatibel: CloudEvents unterstützt Azure, AWS und GCP. Führen Sie Veranstaltungen auf der Cloud-Plattform Ihrer Wahl durch.
3. Kontrolle der Lab-Betriebszeit: Volle Kontrolle über die maximale Betriebszeit der Cloud-Ressourcen mit anpassbaren automatisierten Funktionen zum Herunterfahren inaktiver Lab-Umgebungen, um das Veranstaltungsbudget besser zu kontrollieren.
4. Multitrack-Funktionen: Sparen Sie Zeit, indem Sie mehrere Tracks gleichzeitig innerhalb einer einzigen Veranstaltung durchführen, und geben Sie den Teilnehmern die Freiheit, den Track je nach Bedarf auszuwählen.

Zudem erhalten Veranstalter vorab bereitgestellte Labs und getestete Umgebungen für die benötigte Anzahl an Plätzen, um ein nahtloses Erlebnis zu bieten.

Um mehr über CloudLabs zu erfahren - buchen Sie jetzt eine Demo.