Profi-Tipps für die Ausrichtung eines virtuellen Hackathons im Jahr 2022

Ein Hackathon ist die perfekte, dynamische Veranstaltung, die ein innovatives Spielfeld für die klügsten Köpfe, Programmierer, Ingenieure und Technikbegeisterte schafft, damit diese zusammenkommen und neue Ideen vorschlagen oder vordefinierte Herausforderungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens lösen können. Hackathons können virtuell oder in Präsenz stattfinden und sowohl internen Unternehmenszielen als auch externer Öffentlichkeitsarbeit dienen.

Dieser Artikel behandelt:

• Was ist ein Hackathon?
• Welche Vorteile bietet ein virtueller Hackathon?
• Wie veranstaltet man einen virtuellen Hackathon?
• Wie kann CloudEvents bei der Organisation eines virtuellen Hackathons helfen?

Legen wir los.

Was ist ein virtueller Hackathon?

Ein Hackathon ist eine Zusammenkunft, bei der Teams gemeinsam in kurzer Zeit Lösungen für anspruchsvolle Probleme entwickeln. Hackathons dauern in der Regel zwischen 24 und 72 Stunden und finden über ein einziges Wochenende statt. Organisationen können auch kürzere Versionen dieser Veranstaltungen abhalten, die als Mini-Hackathons bezeichnet werden.

Welche Vorteile bietet ein virtueller Hackathon?

Virtuelle Hackathons finden online statt. Sehen wir uns die Vorteile virtueller Hackathons an:

Geringere Kosten

Traditionelle Hackathons können aufgrund zahlreicher Faktoren wie Verpflegung der Teilnehmer, Veranstaltungsort, Logistik, Reisekosten und anderer für die Veranstaltung erforderlicher Leistungen mehr als sechsstellige Beträge (USD) kosten. Die Kosten für selbst einen bescheidenen internen Hackathon können mehrere Tausend Dollar betragen. Virtuelle Hackathons erfordern wesentlich weniger administrativen Aufwand und nur sehr wenig logistische Unterstützung. Dinge wie Software, digitale Infrastruktur und Ausrüstung machen wahrscheinlich den größten Teil Ihrer Kosten aus, aber wenn Ihr Unternehmen bereits remote-freundlich ist, verfügen Sie möglicherweise bereits über viele dieser wesentlichen Werkzeuge.

Anpassbare Umgebung

Virtuelle Hackathons fördern das Konzept der Arbeit von zu Hause aus, das heißt, jeder Teilnehmer kann die Einstellungen personalisieren und einen produktiven Arbeitsplatz einrichten. Weniger Ablenkungen für Teilnehmer in einer Homeoffice-Umgebung führen zu höherer Produktivität und sogar besserem Schlaf.

Große Vielfalt

Möglicherweise können Sie ein vielfältigeres Publikum für Ihren virtuellen Hackathon gewinnen, da Online-Veranstaltungen keine Einschränkungen hinsichtlich Standort, Reisezeit oder Auslagen haben. Teams aus der ganzen Welt können teilnehmen, da sie lediglich eine anständige Internetverbindung und Computer benötigen.

Effektive Schulung

Virtuelle Hackathons beinhalten die Zusammenarbeit von Teams aus der Ferne. Mitarbeiter müssen kommunizieren, delegieren, demonstrieren und verhandeln, alles hinter einem Computerbildschirm. Mitarbeiter profitieren davon, diese Teambuilding-Techniken zu erlernen und zu beherrschen, noch lange nachdem die Veranstaltung vorbei ist. Sie können Ihre Teams auf die Arbeit von zu Hause aus vorbereiten, indem Sie Herausforderungen stellen, die eine Zusammenarbeit in einem zeitlich begrenzten Rahmen bei gleichzeitiger Fernarbeit erfordern. Nach dem Hackathon werden Ihre Teams daran gewöhnt sein, gemeinsam an Computern zu arbeiten.

Tipps zur Ausrichtung eines virtuellen Hackathons

Organisatoren müssen die anfänglichen Faktoren festlegen, bevor sie einen Hackathon veranstalten. Hier sind einige wichtige Entscheidungen, die Sie treffen müssen, bevor Sie Ihren nächsten virtuellen Hackathon veranstalten.

Legen Sie das Thema fest

Alle Hackathons beginnen mit einer Idee und einem Thema wie Finanzen, Medizin, E-Commerce oder Unterhaltung. Sie können die Optionen anhand spezifischer Ziele oder durch das Stellen einer konkreten Frage eingrenzen. Identifizieren Sie diese Ziele frühzeitig, um die Veranstaltung besser konzipieren und ein Veranstaltungsziel festlegen zu können. Bauen Sie das Thema um dieses Ziel herum auf, um qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu gewährleisten, die echte Lösungen bieten.

Während Sie das Gesamtthema bewerben sollten, um potenzielle Teilnehmer anzulocken, sollten Sie vor der Veranstaltung nicht zu viel über die Aufgabenstellung preisgeben. Wenn beim Vorstellen des Online-Hackathons keine Einzelheiten preisgegeben werden, wird sichergestellt, dass die Teams in Echtzeit arbeiten und kein vorgefertigtes Produkt präsentieren können. Da die Natur der virtuellen Veranstaltung Ihre Überwachungsmöglichkeiten einschränkt, hilft Ihnen dieser Ansatz, Fairness zu fördern.

Kennen Sie die erwartete Teilnehmerzahl

Während es bei internen Hackathons einfach ist, die genaue Teilnehmerzahl zu kennen, kann es etwas kniffliger werden, wenn Sie die Veranstaltung für ein externes Publikum ausrichten. Dennoch ist es entscheidend, die erwartete Teilnehmerzahl zu kennen, selbst wenn es sich nur um eine ungefähre Zahl handelt. Der Aufbau virtueller Umgebungen erfordert Cloud-Ressourcen, die vorab eingerichtet werden müssen und einen zeitaufwendigen Validierungsprozess durchlaufen müssen. Nicht zu vergessen, dass diese Ressourcen je nach Nutzung Geld kosten. Daher ist es entscheidend, die Teilnehmerzahl bereits in einer frühen Phase zu ermitteln.

Wählen Sie die richtige Plattform

Die Zusammenarbeit mit den richtigen Plattformen ist bereits die halbe Miete. Wählen Sie die Plattform anhand von Benutzerfreundlichkeit, schnellem Onboarding und einfacher Konfiguration aus, die möglichst wenig Aufwand von Ihrer Seite erfordert. Die Plattform muss über die Fähigkeiten verfügen, Ihnen ein umfassendes Erlebnis zu bieten. Sie sollten in der Lage sein, verschiedene Phasen des Managements durchzuführen, das Engagement der Teilnehmer zu ermöglichen, problemlos Aufsichtspersonen zu bestimmen und effizient zusammenzuarbeiten. Die Fähigkeiten eines leistungsstarken praktischen Erlebnisses können einen großen Unterschied machen und sollten vor der Ausrichtung eines virtuellen Hackathons sorgfältig berücksichtigt werden.

Bewerben Sie Ihren virtuellen Hackathon

Sobald der Rahmen der Veranstaltung feststeht, können Sie zum nächsten Schritt übergehen – der Benennung der Veranstaltung und dem Marketing. Nehmen Sie diesen Schritt nicht auf die leichte Schulter, denn die richtige Marketingstrategie hat großen Einfluss auf das Ergebnis des Hackathons. Sorgen Sie über verschiedene Social-Media-Marketingkanäle, E-Mail-Kampagnen und Anzeigen für eine bessere Reichweite. Sie können auch in relevanten Online-Communitys über Ihren Hackathon berichten, um die Nachricht zu verbreiten. Es empfiehlt sich, eine Landingpage für den virtuellen Hackathon zu erstellen, um Traffic und Anmeldungen zu generieren. Denken Sie daran, dass ein perfekter Hackathon qualitativ hochwertige Teilnehmer erfordert, und mit gutem Marketing können Sie Ihre Chancen deutlich erhöhen.

Verfolgen Sie die Anmeldungen

Online-Veranstaltungen bieten mehr Flexibilität als Präsenzveranstaltungen, dennoch ist eine ordnungsgemäße Organisation weiterhin entscheidend. Sie sollten einen formellen Anmeldeprozess mit einem festen Anmeldeschluss einführen, um die Teilnehmer zu ermutigen, den Veranstaltungsplan ernst zu nehmen. Sie können den Anmeldeprozess überwachen, um die Teilnehmerzahl zu prognostizieren, und sogar Anmeldebotschaften nutzen, um die Vorfreude zu steigern. Erwägen Sie, Botschaften wie „Melden Sie sich jetzt an und beginnen Sie Ihre Reise der Problemlösung!“ zu veröffentlichen, um mehr Traffic zu generieren. Sie können die Anmeldezeit verkürzen, indem Sie Teams bilden (wenn sich Teilnehmer als Gruppe statt als Einzelpersonen anmelden) und Technologietests durchführen.

Bestimmen Sie Coaches und Mentoren

Ein guter Hackathon liegt vor, wenn Sie bahnbrechende Ideen gewinnen. Ein großartiger Hackathon liegt vor, wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Bestimmen Sie geeignete Mentoren und Coaches für Teilnehmer, die an Weiterbildung interessiert sind. Es ist besonders hilfreich, wenn die von Ihnen gewählte Hosting-Plattform eine systematische und organisierte Möglichkeit bietet, solche Aufgaben durchzuführen.

Führen Sie eine Generalprobe durch

Technische Probleme können Ihre Veranstaltung ernsthaft ruinieren. Teilnehmer an Hackathons haben nur begrenzt Zeit, und die Behebung technischer Probleme kann einen großen Teil davon in Anspruch nehmen. Sie können vor der Veranstaltung eine Generalprobe durchführen, um mögliche Schwachstellen und Ärgernisse zu beseitigen.

Um eine Generalprobe für einen virtuellen Hackathon durchzuführen, geben Sie den Teams frühzeitig Zugang zu der Software, die bei der Veranstaltung verwendet wird, und bitten Sie die Teilnehmer, die Systeme ordnungsgemäß zu testen. Ihr IT-Team sollte verfügbar sein, um Teilnehmern per Live-Chat zu helfen, und Sie sollten sicherstellen, dass jeder Zugang zu den Kontaktdaten des Support-Teams hat. Darüber hinaus möchten Sie vielleicht etwas zusätzliche Zeit in Ihren Zeitplan einplanen, falls etwas schiefgeht.

Fördern Sie das Engagement der Teilnehmer

Auch wenn die virtuelle Ausrichtung eines Hackathons viele Vorteile bietet, gibt es einige wenige Nachteile. Eine der Herausforderungen bei virtuellen Veranstaltungen ist der Mangel an persönlicher Interaktion und Networking-Möglichkeiten. Dies führt zu einem ungleichmäßigen und passiven Engagement der Teilnehmer. Dies stellt eine echte Gefahr für Organisatoren dar, da die gesamte Idee hinter der Ausrichtung eines Hackathons auf Zusammenarbeit beruht. Diese Herausforderung lässt sich jedoch leicht bewältigen, indem virtuelle soziale Veranstaltungen in den Veranstaltungsplan aufgenommen werden. Sie können auch einen effizienten, in die Plattform integrierten Kollaborationsmechanismus einbauen, der den Teilnehmern hilft und sie ermutigt, miteinander in Kontakt zu treten. Es gibt verschiedene Integrationen, um dies zu erreichen; erkundigen Sie sich bei Ihrem Hosting-Partner nach weiteren Informationen.

Bestimmen Sie Diskussionsteilnehmer und Jurymitglieder

Normalerweise müssen die Jurymitglieder am Ende eines Hackathons die Einreichungen prüfen und ihre Bewertungen vorlegen. Es ist wichtig, die Veranstaltung auf einer Plattform durchzuführen, die eine effiziente Möglichkeit dafür bietet, da die Bewertung anhand vieler Parameter sehr verwirrend und unübersichtlich werden kann.

Stellen Sie ein Verpflegungsbudget bereit

Hackathon-Teilnehmer arbeiten mit einer Marathon-Mentalität und machen nur für Essenspausen halt. Die Zubereitung von Mahlzeiten könnte Ihre Teilnehmer ausbremsen, und der vollständige Verzicht auf Essen kann die Veranstaltung ruinieren. Möglicherweise können Sie nicht dafür sorgen, dass jedem Teilnehmer eine Pizza nach Hause geliefert wird, aber Sie können ein Mittagessengeld anbieten, damit die Angemeldeten Essensbestellungen aufgeben können, ohne den Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.

Nachbereitung der Veranstaltung

Nachdem der Hackathon beendet ist, nehmen Sie sich Zeit, um zurückzublicken und die gesamte Veranstaltung zusammenzufassen. Sie können Gäste einladen, ihre Erfahrungen zu teilen, und dabei die originellsten und geschicktesten Ideen hervorheben. Sie sollten den Gästen nach der Veranstaltung eine Umfrage zukommen lassen. Sie können in Ihren Blogs, Social-Media-Beiträgen und Newslettern ausführlicher auf die Veranstaltung eingehen. Denken Sie daran, dass Sie diese Erkenntnisse nutzen können, um für kommende Veranstaltungen zu werben.

Versenden Sie eine Goodie-Bag

Sie sollten dennoch Geschenke versenden, selbst wenn Ihre Gäste sie nicht persönlich abholen können. Vor der Veranstaltung können Sie Werbegeschenke an Ihre Teilnehmer versenden, um das Erlebnis zu verbessern.

Optionen für Goodie-Bag-Artikel:

• Notizbücher
• Kugelschreiber
• T-Shirts
• Kopfhörer
• USB-Sticks
• Laptop-Hüllen
• Aufkleber
• Mauspads
• Tragbares Ladegerät

Wenn Empfänger das Paket erhalten und Bilder ihrer Geschenke in sozialen Medien posten, kann diese Geste organische Publicity für Ihre Veranstaltung erzeugen. Erstellen Sie stattdessen eine digitale Goodie-Bag, wenn Ihre Gästeliste zu groß ist, um Teilnehmern Artikel einzeln zu übergeben. Sie können elektronische Geschenke per E-Mail versenden, anstatt physische Artikel zu verschicken.

Wie kann CloudEvents Ihnen helfen, großartige virtuelle Hackathons zu organisieren?

CloudEvents, integriert mit dem leistungsstarken Hands-on-Lab-Anbieter CloudLabs, bietet eine umfassende Plattform für Organisatoren, die virtuelle Veranstaltungen ausrichten möchten. CloudEvents ist auf Hackathons spezialisiert und hat bereits Hackathons für Microsoft, Solliance, VMware und viele weitere führende Konzerne ausgerichtet.

CloudLabs bietet eine anpassbare Plattform, mit der Sie innerhalb von Minuten startklar sind, Ihre Anforderungen verarbeitet und Ihren nächsten Hackathon ins Rollen bringt. Sie können Hackathons nicht nur effizient veranstalten, sondern auch eine nachhaltige Wirkung erzielen.

So unterstützt Sie CloudEvents:

Zugriff von überall:Auf die virtuellen Labs von CloudLabs kann von überall auf der Welt zugegriffen werden. Dieser Fernzugriff auf virtuelle Veranstaltungen ermöglicht es ISVs, ihre Reichweite und Teilnahme an diesen Veranstaltungen zu erhöhen. Kollaborative Umgebung: Die Labs ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teilnehmern und Kursleitern in Echtzeit. Hohe Kompatibilität:CloudEvents unterstützt Azure, AWS und GCP. Sie können Veranstaltungen basierend auf der Cloud-Plattform Ihrer Wahl ausrichten. Lab-Einblicke:Gewinnen Sie detaillierte Einblicke in Teilnahme, Anwesenheit und die Gesamtzeit, die Nutzer mit den Labs verbracht haben. Verbessern Sie Ihre Reichweite entsprechend. Schnelle Skalierbarkeit:Veranstalten Sie Events mit der erforderlichen Anzahl an Plätzen gemäß Ihren Anforderungen, mit der Option, während der Veranstaltungen auch mit On-Demand-Labs zu skalieren. Kontrolle der Lab-Betriebszeit:Behalten Sie die volle Kontrolle über die maximale Betriebszeit der Cloud-Ressourcen mit anpassbaren automatisierten Funktionen zum Herunterfahren inaktiver Lab-Umgebungen, um das Veranstaltungsbudget zu kontrollieren. Sicherheit und Schutz:Die Shadowing-Funktion und der Alarmmechanismus von CloudLabs gewährleisten die ordnungsgemäße Nutzung der Cloud-Ressourcen unter Einhaltung der Datenschutz- und Compliance-Vorschriften. Multi-Track-Fähigkeiten:Sparen Sie Zeit, indem Sie mehrere Tracks gleichzeitig innerhalb einer einzigen Veranstaltung ausrichten, und geben Sie den Teilnehmern die Freiheit, den Track nach ihren Bedürfnissen zu wählen. Networking und Interaktion:Breakout-Sitzungen mit MS Whiteboard verfolgen einen interaktiven Ansatz für die Zusammenarbeit. Diskutieren Sie Ideen, klären Sie Fragen oder halten Sie Vorträge, die Interesse wecken Komplexe Veranstaltungen:Führen Sie komplexe Hackathons mit vollständig verwaltbaren Lab-Umgebungen durch, bei denen Teilnehmer als Gruppe beitreten können. Administratoren können sich außerdem leicht anmelden und Teams und Gruppen gemäß den Anforderungen der Veranstaltung erstellen. 24x7-Support:Das Live-Support-Team steht dem Nutzer rund um die Uhr für Beratung zur Verfügung, um bei jeglichen technischen oder nicht-technischen Problemen zu helfen, die auftreten können. Fazit

Auch wenn virtuelle Hackathons möglicherweise nicht genau dieselbe Erfahrung wie traditionelle Hackathons bieten, fördern die Online-Versionen dieser Veranstaltungen ebenfalls radikale Innovation, Kreativität, Arbeitsethik und Zusammenarbeit.

Der Schlüssel zur Bewertung des Erfolgs digitaler Hackathons und jeder anderen Online-Branchenveranstaltung besteht nicht darin, die Veranstaltung endlos mit dem physischen Gegenstück zu vergleichen, sondern vielmehr die Vorzüge der webbasierten Plattform zu nutzen.

Vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie CloudEvents nutzen können, um einen großartigen virtuellen Hackathon zu organisieren.

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