Conseils d'experts pour organiser un hackathon virtuel en 2022

Un hackathon est l’événement dynamique parfait qui crée un terrain de jeu innovant permettant aux esprits les plus brillants, aux développeurs, aux ingénieurs et aux passionnés de technologie de se réunir pour proposer de nouvelles idées ou résoudre des défis prédéfinis dans un délai déterminé. Les hackathons peuvent se dérouler en virtuel ou en présentiel, et peuvent servir à la fois des objectifs organisationnels internes et des actions de sensibilisation externes.

Cet article aborde :

• Qu’est-ce qu’un hackathon ?
• Quels sont les avantages d’un hackathon virtuel ?
• Comment organiser un hackathon virtuel ?
• Comment CloudEvents peut aider à organiser un hackathon virtuel ?

Commençons.

Qu’est-ce qu’un hackathon virtuel ?

Un hackathon est un rassemblement où des équipes se réunissent pour réfléchir à des solutions à des problèmes complexes dans un laps de temps réduit. Les hackathons durent généralement entre 24 et 72 heures et se déroulent sur un seul week-end. Les organisations peuvent également organiser des versions plus courtes de ces événements, appelées mini-hackathons.

Quels sont les avantages d’un hackathon virtuel ?

Les hackathons virtuels se déroulent en ligne. Explorons les avantages des hackathons virtuels :

Coût réduit

Les hackathons traditionnels peuvent coûter plus de six chiffres (USD) en raison de multiples facteurs tels que les repas des participants, le lieu, la logistique, les déplacements et d’autres frais nécessaires à l’événement. Le coût d’un hackathon interne même modeste peut atteindre plusieurs milliers de dollars. Les hackathons virtuels nécessitent beaucoup moins de travail administratif et très peu de soutien logistique. Des éléments comme les logiciels, l’infrastructure numérique et l’équipement représenteront probablement l’essentiel de votre coût, mais si votre entreprise est déjà adaptée au télétravail, vous disposez peut-être déjà de bon nombre de ces outils essentiels.

Environnement personnalisable

Les hackathons virtuels favorisent le concept de télétravail, ce qui signifie que chaque participant peut personnaliser son cadre et mettre en place un espace de travail productif. Moins de distractions pour les participants dans un environnement de télétravail se traduit par une productivité accrue et même un meilleur sommeil.

Grande diversité

Vous pourrez peut-être attirer un public plus diversifié vers votre hackathon virtuel, car les événements en ligne ne comportent aucune limitation de lieu, de temps de déplacement ou de frais personnels. Des équipes du monde entier peuvent participer, car la seule chose dont elles ont besoin est une connexion internet correcte et des ordinateurs.

Formation efficace

Les hackathons virtuels impliquent une collaboration d’équipe à distance. Les employés doivent communiquer, déléguer, démontrer et négocier, le tout depuis un écran d’ordinateur. Les employés bénéficieront de l’apprentissage et de la maîtrise de ces techniques de cohésion d’équipe bien après la fin de l’événement. Vous pouvez préparer vos équipes au télétravail en leur proposant des défis qui les obligent à collaborer dans un cadre limité dans le temps tout en travaillant à distance. Après le hackathon, vos équipes seront habituées à travailler ensemble sur des ordinateurs.

Conseils pour organiser un hackathon virtuel

Les organisateurs doivent déterminer les facteurs initiaux avant d’organiser un hackathon. Voici quelques décisions clés que vous devez prendre avant d’organiser votre prochain hackathon virtuel.

Choisissez le thème

Tous les hackathons commencent par une idée et un thème, comme la finance, la médecine, le commerce électronique ou le divertissement. Vous pouvez réduire les options en fonction d’objectifs spécifiques ou en posant une question précise. Identifiez ces objectifs dès le début pour mieux conceptualiser l’événement et définir un objectif pour celui-ci. Construisez le thème autour de cet objectif afin de garantir des résultats de meilleure qualité offrant de véritables solutions.

Bien que vous deviez promouvoir le sujet global pour attirer des participants potentiels, vous ne devez pas trop en dévoiler sur l’énoncé avant l’événement. Ne pas révéler les détails lors de la présentation du hackathon en ligne garantit que les équipes travaillent en temps réel et ne peuvent pas présenter un produit préfabriqué. Étant donné que la nature de l’événement virtuel limite vos capacités de surveillance, cette approche vous aide à favoriser l’équité.

Connaissez le nombre attendu de participants

S’il est facile de connaître le nombre exact de participants pour les hackathons internes, cela peut devenir un peu délicat lorsque vous l’organisez pour un public externe. Néanmoins, il est essentiel de connaître le nombre attendu de participants, même s’il s’agit d’un chiffre approximatif. La création d’environnements virtuels nécessite des ressources cloud qui doivent être préconfigurées et passer par un processus de validation qui prend du temps. Sans oublier que ces ressources coûtent de l’argent en fonction de leur utilisation. Par conséquent, obtenir le nombre de participants dès les premières étapes est essentiel.

Choisissez la bonne plateforme

S’associer aux bonnes plateformes, c’est déjà la moitié de la bataille gagnée. Choisissez la plateforme en fonction de sa facilité d’utilisation, de son intégration rapide et de sa configuration simple, nécessitant le moins d’implication possible de votre part. La plateforme doit disposer des capacités nécessaires pour vous offrir une expérience complète. Vous devriez pouvoir gérer diverses étapes, favoriser l’engagement des participants, désigner facilement des surveillants et collaborer efficacement. Les capacités d’une expérience pratique puissante peuvent faire une énorme différence et doivent être soigneusement examinées avant d’organiser un hackathon virtuel.

Faites la promotion de votre hackathon virtuel

Une fois le cadre de l’événement prêt, vous pouvez passer à l’étape suivante : nommer l’événement et faire du marketing. Ne prenez pas cette étape à la légère, car une stratégie marketing adaptée a un impact considérable sur le résultat du hackathon. Améliorez votre visibilité grâce à divers canaux de marketing sur les réseaux sociaux, à des campagnes d’e-mails et à des publicités. Vous pouvez également publier des informations sur votre hackathon dans des communautés en ligne pertinentes pour faire passer le mot. Il est conseillé de créer une page de destination pour le hackathon virtuel afin de générer du trafic et des inscriptions. N’oubliez pas qu’un hackathon parfait nécessite des participants de qualité et qu’avec un bon marketing, vous pourrez considérablement augmenter vos chances.

Suivez les inscriptions

Les événements en ligne offrent plus de flexibilité que les événements en présentiel, mais une bonne organisation reste essentielle. Vous devez mettre en place un processus d’inscription formel avec une date limite ferme afin d’inciter les participants à prendre au sérieux le calendrier de l’événement. Vous pouvez surveiller le processus d’inscription pour anticiper la fréquentation et même utiliser des messages d’inscription pour susciter l’enthousiasme. Envisagez de publier des messages du type « Inscrivez-vous dès maintenant et lancez-vous dans votre parcours de résolution de problèmes ! » pour générer plus de trafic. Vous pouvez réduire le temps d’inscription en formant des équipes (si les participants s’inscrivent en groupe plutôt qu’individuellement) et en effectuant des tests techniques.

Désignez des coachs et des mentors

Un bon hackathon est celui qui permet d’obtenir des idées révolutionnaires. Un excellent hackathon est celui qui donne aux participants l’occasion d’affiner leurs compétences. Désignez des mentors et des coachs qualifiés pour les participants intéressés par la montée en compétences. Il est particulièrement utile que la plateforme d’hébergement que vous choisissez propose une méthode systématique et organisée pour effectuer ces tâches.

Organisez une répétition générale

Les problèmes techniques peuvent sérieusement gâcher votre événement. Les participants aux hackathons disposent d’un temps limité, et la résolution de problèmes techniques peut en accaparer une grande partie. Vous pouvez organiser une répétition générale avant l’événement afin d’éliminer les inconvénients et désagréments probables.

Pour organiser une répétition générale d’un hackathon virtuel, donnez aux équipes un accès anticipé au logiciel qui sera utilisé lors de l’événement et demandez aux participants de tester correctement les systèmes. Votre équipe informatique doit être disponible pour aider les participants via un chat en direct, et vous devez vous assurer que tout le monde a accès aux coordonnées de l’équipe de support. De plus, vous voudrez peut-être prévoir un peu de temps supplémentaire dans votre calendrier au cas où quelque chose tournerait mal.

Favorisez l’engagement des participants

Même si l’organisation d’un hackathon en virtuel présente de nombreux avantages, elle comporte quelques inconvénients. L’un des défis des événements virtuels est le manque d’interactions en face à face et d’opportunités de réseautage. Cela entraîne un engagement inégal et passif des participants. Cela représente une réelle menace pour les organisateurs, car toute l’idée derrière l’organisation d’un hackathon repose sur la collaboration. Cependant, ce défi peut facilement être relevé en incluant des événements sociaux virtuels dans le calendrier de votre événement. Vous pouvez également inclure un mécanisme de collaboration efficace intégré à la plateforme qui aide et encourage les participants à interagir entre eux. Diverses intégrations sont disponibles pour y parvenir ; renseignez-vous auprès de votre partenaire d’hébergement pour plus d’informations.

Désignez des panélistes et des juges

Généralement, à la fin d’un hackathon, les juges doivent examiner les soumissions et présenter leurs notes. Il est important de l’organiser sur une plateforme offrant un moyen efficace de le faire, car l’évaluation peut devenir très confuse et ingérable lorsqu’elle repose sur de nombreux paramètres.

Prévoyez une allocation repas

Les participants aux hackathons adoptent une mentalité de marathon, ne s’arrêtant que pour manger. La préparation des repas peut interrompre vos participants en plein élan, et se passer complètement de nourriture peut gâcher l’événement. Vous ne pourrez peut-être pas faire livrer une pizza au domicile de chaque participant, mais vous pouvez proposer une allocation déjeuner afin que les inscrits puissent passer des commandes de nourriture sans perturber le flux de travail.

Bilan post-événement

Une fois le hackathon terminé, prenez le temps de faire le point et de résumer l’ensemble de l’événement. Vous pouvez inviter les participants à partager leurs expériences tout en mettant en avant les idées les plus originales et les mieux exécutées. Vous devez proposer une enquête aux participants après l’événement. Vous pouvez détailler l’événement dans vos blogs, publications sur les réseaux sociaux et newsletters. N’oubliez pas que vous pouvez utiliser ces réflexions pour promouvoir vos prochains événements.

Envoyez un sac de cadeaux

Vous devriez tout de même envoyer des cadeaux, même si vos invités ne peuvent pas venir les récupérer en personne. Avant l’événement, vous pouvez envoyer des cadeaux promotionnels à vos participants afin d’enrichir l’expérience.

Options d’articles pour le sac de cadeaux :

• Carnets
• Stylos
• T-shirts
• Casques audio
• Clés USB
• Housses pour ordinateur portable
• Autocollants
• Tapis de souris
• Chargeur portable

Lorsque les destinataires reçoivent le colis et publient des photos de leurs cadeaux sur les réseaux sociaux, ce geste peut générer une publicité organique pour votre événement. Créez plutôt un sac de cadeaux numérique si votre liste d’invités est trop importante pour offrir des articles à chaque participant individuellement. Vous pouvez envoyer des cadeaux électroniques par e-mail plutôt que d’envoyer des articles physiques.

Comment CloudEvents peut vous aider à organiser d’incroyables hackathons virtuels ?

CloudEvents, intégré au puissant fournisseur de laboratoires pratiques CloudLabs, propose une plateforme complète pour les organisateurs souhaitant organiser des événements virtuels. CloudEvents est spécialisé dans les hackathons et a organisé des hackathons pour Microsoft, Solliance, VMware et bien d’autres géants du secteur.

CloudLabs propose une plateforme personnalisable qui vous intègre en quelques minutes, traite vos besoins et met en route votre prochain hackathon. Vous pouvez non seulement organiser des hackathons efficacement, mais aussi créer un impact durable.

Voici ce que propose CloudEvents :

Accès depuis n’importe où :Les laboratoires virtuels CloudLabs sont accessibles depuis n’importe où dans le monde. Cet accès à distance aux événements virtuels permet aux ISV d’accroître leur portée et la participation à ces événements. Environnement collaboratif : Les laboratoires permettent une collaboration et une communication efficaces entre les participants et les instructeurs en temps réel. Haute compatibilité :CloudEvents prend en charge Azure, AWS et GCP. Vous pouvez organiser des événements en fonction de la plateforme cloud de votre choix. Informations sur les laboratoires :Obtenez des informations détaillées sur la participation, la fréquentation et le temps total que les utilisateurs ont passé à utiliser les laboratoires. Améliorez votre portée en conséquence. Évolutivité rapide :Organisez des événements avec le nombre de places requis selon vos besoins, avec la possibilité d’évoluer avec des laboratoires à la demande également pendant les événements. Contrôle de la disponibilité des laboratoires :Gardez un contrôle total sur la durée de disponibilité maximale des ressources cloud grâce à des fonctionnalités automatisées personnalisables permettant d’arrêter les environnements de laboratoire inactifs afin de maîtriser le budget de l’événement. Sécurité et protection :La fonction de supervision (shadowing) de CloudLabs et son mécanisme d’alerte garantissent une utilisation appropriée des ressources cloud tout en respectant les réglementations de conformité et de protection des données. Capacités multi-pistes :Gagnez du temps en organisant plusieurs pistes simultanément dans le cadre d’un même événement et laissez aux participants la liberté de choisir la piste en fonction de leurs besoins. Réseautage et interaction :Les sessions en petits groupes avec MS Whiteboard adoptent une approche interactive de la collaboration. Discutez d’idées, résolvez des questions ou organisez des conférences qui suscitent l’intérêt Événements complexes :Organisez des hackathons complexes avec des environnements de laboratoire entièrement gérables où les participants peuvent se joindre en groupe. Les administrateurs peuvent également s’inscrire facilement et créer des équipes et des groupes selon les besoins de l’événement. Support 24h/24 et 7j/7 :L’équipe de support en direct est disponible pour l’utilisateur pour une consultation 24h/24 et 7j/7, afin d’apporter une aide pour tout problème technique ou non technique pouvant survenir. Conclusion

Bien que les hackathons virtuels ne puissent pas offrir exactement la même expérience que les hackathons traditionnels, les versions en ligne de ces événements encouragent également l’innovation radicale, la créativité, l’éthique de travail et la collaboration.

La clé pour évaluer le succès des hackathons numériques, et de tout événement professionnel en ligne, n’est pas de comparer sans cesse l’événement à son équivalent physique, mais plutôt d’utiliser et de tirer parti des atouts de la plateforme en ligne.

Réservez une réunion gratuite si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’utiliser CloudEvents pour organiser un formidable hackathon virtuel.

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