Dicas profissionais para organizar um hackathon virtual em 2022

Um hackathon é o evento dinâmico perfeito que cria um ambiente inovador para que as mentes mais brilhantes, programadores, engenheiros e entusiastas de tecnologia se reúnam e proponham novas ideias ou resolvam desafios predefinidos dentro de um prazo específico. Os hackathons podem ser realizados de forma virtual ou presencial e podem ter tanto objetivos organizacionais internos quanto de divulgação externa.

Este artigo aborda:

• O que é um hackathon?
• Quais são os benefícios de um hackathon virtual?
• Como organizar um hackathon virtual?
• Como o CloudEvents pode ajudar a organizar um hackathon virtual?

Vamos começar.

O que é um hackathon virtual?

Um hackathon é uma reunião em que as equipes se juntam para elaborar soluções para questões desafiadoras em um curto período de tempo. Os hackathons normalmente duram entre 24 e 72 horas e ocorrem ao longo de um único fim de semana. As organizações também podem realizar versões mais curtas desses eventos, chamadas de mini hackathons.

Quais são os benefícios de um hackathon virtual?

Os hackathons virtuais são realizados on-line. Vamos explorar os benefícios dos hackathons virtuais:

Menor custo

Os hackathons tradicionais podem custar mais de seis dígitos (USD) devido a múltiplos fatores, como refeições para os participantes, local do evento, logística, viagens e outros serviços necessários para o evento. O custo de um hackathon interno, mesmo modesto, pode chegar a vários milhares de dólares. Os hackathons virtuais exigem muito menos trabalho administrativo e pouquíssimo suporte logístico. Itens como software, infraestrutura digital e equipamentos provavelmente responderão pela maior parte do seu custo, mas se sua empresa já é adepta do trabalho remoto, é possível que você já tenha muitas dessas ferramentas essenciais.

Ambiente personalizável

Os hackathons virtuais incentivam o conceito de trabalho remoto, ou seja, cada participante pode personalizar suas configurações e criar um espaço de trabalho produtivo. Menos distrações para os participantes em um ambiente de trabalho remoto resultam em maior produtividade e até em melhor qualidade do sono.

Grande diversidade

Você pode conseguir atrair um público mais diversificado para o seu hackathon virtual, pois os eventos on-line não têm limitações de localização, tempo de deslocamento ou despesas do próprio bolso. Equipes de todo o mundo podem participar, pois tudo o que precisam é de uma conexão de internet decente e computadores.

Treinamento eficaz

Os hackathons virtuais envolvem colaboração remota em equipe. Os trabalhadores precisam se comunicar, delegar, demonstrar e negociar, tudo por trás de uma tela de computador. Os funcionários se beneficiarão ao aprender e dominar essas técnicas de formação de equipes muito depois do término do evento. Você pode preparar suas equipes para trabalhar em casa propondo desafios que exijam colaboração em um ambiente com tempo limitado enquanto trabalham remotamente. Após o hackathon, suas equipes estarão acostumadas a trabalhar juntas em computadores.

Dicas para organizar um hackathon virtual

Os organizadores devem determinar os fatores iniciais antes de organizar um hackathon. Aqui estão algumas decisões importantes que você precisa tomar antes de organizar seu próximo hackathon virtual.

Decida o tema

Todos os hackathons começam com uma ideia e um tema, como finanças, medicina, comércio eletrônico ou entretenimento. Você pode restringir as opções com base em objetivos específicos ou fazendo uma pergunta específica. Identifique esses objetivos desde o início para conceituar melhor o evento e definir uma meta para ele. Construa o tema em torno dessa meta para garantir resultados de maior qualidade que ofereçam soluções reais.

Embora você deva promover o assunto geral para atrair potenciais participantes, não deve revelar demais sobre o tema antes do evento. Não revelar detalhes ao apresentar o hackathon on-line garante que as equipes trabalhem em tempo real e não possam apresentar um produto pré-elaborado. Como a natureza do evento virtual limita sua capacidade de supervisão, essa abordagem ajuda a promover a equidade.

Conheça o número esperado de participantes

Embora seja fácil saber o número exato de participação em hackathons internos, pode ficar um pouco complicado quando você o organiza para um público externo. Ainda assim, é fundamental conhecer o número esperado de participantes, mesmo que seja um número aproximado. A criação de ambientes virtuais exige recursos de nuvem que precisam de configuração prévia e devem passar por um processo de validação que exige tempo. Sem esquecer que esses recursos custam dinheiro de acordo com o uso. Portanto, obter o número de participantes nas etapas iniciais é fundamental.

Escolha a plataforma certa

Formar parceria com as plataformas certas já é meio caminho andado. Escolha a plataforma com base na facilidade de uso, na integração rápida e na configuração simples que exija o mínimo de envolvimento de sua parte. A plataforma deve ter os recursos necessários para oferecer uma experiência completa. Você deve conseguir realizar vários estágios de gerenciamento, permitir o engajamento dos participantes, nomear fiscais com facilidade e colaborar de forma eficiente. Os recursos de uma experiência prática poderosa podem fazer uma grande diferença e devem ser cuidadosamente considerados antes de organizar um hackathon virtual.

Divulgue seu hackathon virtual

Depois que a estrutura do evento estiver pronta, você pode passar para a próxima etapa: nomear o evento e fazer o marketing. Não subestime essa etapa, pois ter a estratégia de marketing certa tem um enorme impacto no resultado do hackathon. Aumente o alcance por meio de vários canais de marketing em redes sociais, campanhas de e-mail e anúncios. Você também pode publicar sobre seu hackathon em comunidades on-line relevantes para espalhar a notícia. É recomendável criar uma landing page para o hackathon virtual a fim de gerar tráfego e inscrições. Lembre-se de que um hackathon perfeito exige participantes de qualidade e, com um bom marketing, você poderá ampliar significativamente suas chances.

Acompanhe as inscrições

Os eventos on-line oferecem mais flexibilidade do que os eventos presenciais; no entanto, a organização adequada ainda é fundamental. Você deve empregar um processo de inscrição formal com uma data limite firme para incentivar os participantes a levarem a sério o cronograma do evento. Você pode monitorar o processo de inscrição para projetar a participação e até usar mensagens de inscrição para gerar entusiasmo. Considere publicar frases como “Inscreva-se agora e comece sua jornada de resolução de problemas!” para gerar mais tráfego. Você pode reduzir o tempo de inscrição formando equipes (se os participantes se inscreverem em grupo em vez de individualmente) e realizando testes de tecnologia.

Nomeie treinadores e mentores

Um bom hackathon é aquele em que você obtém ideias inovadoras. Um ótimo hackathon é aquele em que você oferece oportunidades para os participantes aprimorarem suas habilidades. Nomeie mentores e treinadores qualificados para os participantes interessados em desenvolver suas habilidades. É ainda mais útil se a plataforma de hospedagem escolhida oferecer uma forma sistemática e organizada de realizar essas tarefas.

Faça um ensaio geral

Os problemas relacionados à tecnologia podem arruinar seriamente o seu evento. Os participantes de hackathons têm um tempo limitado, e a resolução de problemas técnicos pode consumir boa parte dele. Você pode realizar um ensaio geral antes do evento para eliminar possíveis contratempos e transtornos.

Para realizar um ensaio geral de um hackathon virtual, dê às equipes acesso antecipado ao software que será utilizado no evento e peça aos participantes que testem adequadamente os sistemas. Sua equipe de TI deve estar disponível para ajudar os participantes por chat ao vivo, e você deve garantir que todos tenham acesso aos dados de contato da equipe de suporte. Além disso, talvez seja interessante incluir um tempo extra no seu cronograma, caso algo dê errado.

Gere engajamento dos participantes

Embora organizar um hackathon de forma virtual tenha muitas vantagens, ele traz algumas desvantagens. Um dos desafios dos eventos virtuais é a falta de interação presencial e de oportunidades de networking. Isso gera um engajamento desigual e passivo dos participantes. Isso representa uma ameaça real para os organizadores, já que toda a ideia por trás da organização de um hackathon se baseia na colaboração. No entanto, esse desafio pode ser facilmente enfrentado incluindo eventos sociais virtuais no cronograma do evento. Você também pode incluir um mecanismo colaborativo eficiente integrado à plataforma que ajude e incentive os participantes a interagirem entre si. Existem várias integrações disponíveis para alcançar isso; consulte seu parceiro de hospedagem para mais informações.

Nomeie palestrantes e jurados

Normalmente, ao final de um hackathon, os jurados precisam revisar as submissões e apresentar suas pontuações. É importante organizá-lo em uma plataforma que ofereça uma forma eficiente de fazer isso, pois a revisão baseada em muitos parâmetros pode se tornar muito confusa e difícil de gerenciar.

Ofereça um auxílio-alimentação

Os participantes de hackathons agem com uma mentalidade de maratona, parando apenas para comer. O preparo das refeições pode atrapalhar o ritmo dos participantes, e abrir mão completamente da alimentação pode arruinar o evento. Você pode não conseguir providenciar a entrega de uma pizza na casa de cada participante, mas pode oferecer um auxílio-almoço para que os inscritos possam fazer pedidos de comida sem impactar o fluxo de trabalho.

Resumo pós-evento

Depois que o hackathon terminar, reserve um tempo para refletir e resumir todo o evento. Você pode convidar os participantes a compartilhar suas experiências, destacando as ideias mais originais e habilmente executadas. Você deve oferecer aos participantes uma pesquisa após o evento. Você pode entrar em mais detalhes sobre o evento em seus blogs, publicações em redes sociais e newsletters. Tenha em mente que você pode usar essas reflexões para divulgar os próximos eventos.

Envie um kit de brindes

Você ainda deve enviar presentes, mesmo que seus convidados não possam retirá-los pessoalmente. Antes do evento, você pode enviar brindes promocionais aos participantes para aprimorar a experiência.

Opções de itens para o kit de brindes:

• Cadernos
• Canetas
• Camisetas
• Fones de ouvido
• Pen-drives
• Capas para laptop
• Adesivos
• Mouse pads
• Carregador portátil

Quando os destinatários recebem o pacote e publicam imagens de seus brindes nas redes sociais, esse gesto pode gerar publicidade orgânica para o seu evento. Crie um kit de brindes digital caso sua lista de convidados seja grande demais para entregar itens individualmente aos participantes. Você pode enviar presentes eletrônicos por e-mail em vez de enviar itens físicos.

Como o CloudEvents pode ajudá-lo a organizar hackathons virtuais incríveis?

CloudEvents, integrado ao poderoso provedor de laboratórios práticos CloudLabs, oferece uma plataforma completa para organizadores que buscam realizar eventos virtuais. O CloudEvents é especializado em hackathons e já organizou hackathons para Microsoft, Solliance, VMware e muitos outros gigantes do setor.

CloudLabs oferece uma plataforma personalizável que o integra em minutos, processa seus requisitos e coloca seu próximo hackathon em movimento. Você poderá não apenas organizar hackathons com eficiência, mas também criar um impacto duradouro.

Veja o que o CloudEvents oferece:

Acesso de qualquer lugar:Os laboratórios virtuais da CloudLabs podem ser acessados de qualquer lugar do mundo. Esse acesso remoto a eventos virtuais permite que os ISVs aumentem seu alcance e a participação nesses eventos. Ambiente colaborativo: Os laboratórios permitem uma colaboração e comunicação eficazes entre participantes e instrutores em tempo real. Alta compatibilidade:O CloudEvents é compatível com Azure, AWS e GCP. Você pode organizar eventos com base na plataforma de nuvem de sua escolha. Insights do laboratório:Obtenha insights detalhados sobre participação, presença e o tempo total que os usuários passaram utilizando os laboratórios. Melhore seu alcance de acordo com isso. Escalabilidade rápida:Organize eventos com o número necessário de vagas conforme suas necessidades, com a opção de escalar com laboratórios sob demanda também durante os eventos. Controle do tempo de atividade do laboratório:Tenha controle total sobre o tempo máximo de atividade dos recursos de nuvem com recursos automatizados personalizáveis para desligar ambientes de laboratório ociosos e controlar o orçamento do evento. Segurança e proteção:O recurso de shadowing e o mecanismo de alerta da CloudLabs garantem o uso adequado dos recursos de nuvem, em conformidade com as regulamentações de proteção de dados. Capacidades multitrilha:Economize tempo organizando várias trilhas simultaneamente em um único evento e dê aos participantes a liberdade de escolher a trilha de acordo com suas necessidades. Networking e interação:Sessões em pequenos grupos com o MS Whiteboard adotam uma abordagem interativa para a colaboração. Discuta ideias, resolva dúvidas ou realize palestras que despertem interesse Eventos complexos:Realize hackathons complexos com ambientes de laboratório totalmente gerenciáveis, nos quais os participantes podem se juntar em grupo. Os administradores também podem se cadastrar facilmente e criar equipes e grupos de acordo com os requisitos do evento. Suporte 24x7:A equipe de suporte ao vivo está disponível para o usuário 24 horas por dia, 7 dias por semana, para prestar auxílio em qualquer problema técnico ou não técnico que possa surgir. Conclusão

Embora os hackathons virtuais possam não proporcionar exatamente a mesma experiência que os hackathons tradicionais, as versões on-line desses eventos também incentivam a inovação radical, a criatividade, a ética de trabalho e a colaboração.

A chave para avaliar o sucesso dos hackathons digitais, e de qualquer evento do setor on-line, não é comparar interminavelmente o evento com seu equivalente presencial, mas sim utilizar e aproveitar os méritos da plataforma baseada na web.

Agende uma reunião gratuita se quiser saber mais sobre como usar o CloudEvents para organizar um hackathon virtual incrível.

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