Consejos profesionales para organizar un hackathon virtual en 2022

Un hackathon es el evento dinámico perfecto que crea un entorno innovador para que las mentes más brillantes, programadores, ingenieros y entusiastas de la tecnología se reúnan y propongan nuevas ideas o resuelvan desafíos predefinidos dentro de un plazo determinado. Los hackathons pueden realizarse de forma virtual o presencial, y pueden tener tanto objetivos organizacionales internos como fines de difusión externa.

Este artículo cubre:

• ¿Qué es un hackathon?
• ¿Cuáles son los beneficios de un hackathon virtual?
• ¿Cómo organizar un hackathon virtual?
• ¿Cómo puede ayudar CloudEvents a organizar un hackathon virtual?

Comencemos.

¿Qué es un hackathon virtual?

Un hackathon es una reunión en la que los equipos se juntan para generar ideas y soluciones a problemas complejos en un período de tiempo corto. Los hackathons suelen durar entre 24 y 72 horas y se llevan a cabo durante un único fin de semana. Las organizaciones también pueden celebrar versiones más cortas de estos eventos, llamadas mini hackathons.

¿Cuáles son los beneficios de un hackathon virtual?

Los hackathons virtuales se realizan en línea. Exploremos los beneficios de los hackathons virtuales:

Menor costo

Los hackathons tradicionales pueden costar más de seis cifras (USD) debido a múltiples factores, como las comidas para los participantes, el lugar del evento, la logística, los viajes y otros servicios necesarios para el evento. El costo de incluso un hackathon interno modesto puede llegar a varios miles de dólares. Los hackathons virtuales requieren mucho menos trabajo administrativo y muy poco soporte logístico. Elementos como el software, la infraestructura digital y el equipo probablemente representarán la mayor parte de su costo, pero si su empresa ya está preparada para el trabajo remoto, es posible que ya cuente con muchas de estas herramientas esenciales.

Entorno personalizable

Los hackathons virtuales fomentan el concepto de trabajo desde casa, lo que significa que cada participante puede personalizar la configuración y establecer un espacio de trabajo productivo. Menos distracciones para los participantes en un entorno de trabajo desde casa conducen a una mayor productividad e incluso a un mejor descanso.

Gran diversidad

Es posible que pueda atraer a un público más diverso a su hackathon virtual, ya que los eventos en línea no tienen limitaciones de ubicación, tiempo de viaje o gastos de bolsillo. Equipos de todo el mundo pueden participar porque lo único que necesitan es una conexión a internet decente y computadoras.

Formación eficaz

Los hackathons virtuales implican la colaboración remota en equipo. Los trabajadores deben comunicarse, delegar, demostrar y negociar, todo desde detrás de una pantalla de computadora. Los empleados se beneficiarán de aprender y dominar estas técnicas de formación de equipos mucho después de que el evento haya terminado. Puede preparar a sus equipos para trabajar desde casa planteando desafíos que requieran que colaboren en un entorno con tiempo limitado mientras trabajan de forma remota. Después del hackathon, sus equipos estarán acostumbrados a trabajar juntos en computadoras.

Consejos para organizar un hackathon virtual

Los organizadores deben determinar los factores iniciales antes de organizar un hackathon. Estas son algunas decisiones clave que debe tomar antes de organizar su próximo hackathon virtual.

Decida el tema

Todos los hackathons comienzan con una idea y un tema, como finanzas, medicina, comercio electrónico o entretenimiento. Puede reducir las opciones en función de objetivos específicos o planteando una pregunta concreta. Identifique estos objetivos desde el principio para conceptualizar mejor el evento y establecer una meta para el mismo. Desarrolle el tema en torno a esta meta para garantizar resultados de mayor calidad que ofrezcan soluciones reales.

Si bien debe promocionar el tema general para atraer a posibles participantes, no debe revelar demasiado sobre el planteamiento antes del evento. No revelar detalles al presentar el hackathon en línea garantiza que los equipos trabajen en tiempo real y no puedan presentar un producto preelaborado. Dado que la naturaleza del evento virtual limita su capacidad de supervisión, este enfoque le ayuda a fomentar la equidad.

Conozca el número esperado de asistentes

Si bien es fácil conocer el número exacto de participantes en los hackathons internos, puede resultar un poco complicado cuando se organiza para una audiencia externa. Aun así, es fundamental conocer el número esperado de asistentes, incluso si es una cifra aproximada. La creación de entornos virtuales requiere recursos en la nube que necesitan una configuración previa y deben pasar por un proceso de validación que requiere tiempo. Sin olvidar que estos recursos cuestan dinero según el uso. Por lo tanto, obtener el número de participantes en las primeras etapas es fundamental.

Elija la plataforma adecuada

Asociarse con las plataformas adecuadas es la mitad de la batalla ganada. Elija la plataforma en función de su facilidad de uso, incorporación rápida y configuración sencilla que requiera la menor participación posible de su parte. La plataforma debe contar con las capacidades necesarias para ofrecerle una experiencia integral. Debería poder realizar varias etapas de gestión, fomentar la participación de los asistentes, designar supervisores fácilmente y colaborar de manera eficiente. Las capacidades de una experiencia práctica potente pueden marcar una gran diferencia y deben considerarse cuidadosamente antes de organizar un hackathon virtual.

Promocione su hackathon virtual

Una vez que tenga listo el marco del evento, puede pasar al siguiente paso: nombrar el evento y hacer marketing. No tome este paso a la ligera, ya que contar con la estrategia de marketing adecuada tiene un gran impacto en el resultado del hackathon. Impulse una mejor difusión a través de varios canales de marketing en redes sociales, campañas de correo electrónico y anuncios. También puede publicar sobre su hackathon en comunidades en línea relevantes para correr la voz. Es recomendable crear una página de destino para el hackathon virtual con el fin de generar tráfico e inscripciones. Recuerde que un hackathon perfecto requiere participantes de calidad y, con un buen marketing, podrá ampliar significativamente sus posibilidades.

Realice un seguimiento de las inscripciones

Los eventos en línea ofrecen más flexibilidad que los eventos presenciales; sin embargo, una organización adecuada sigue siendo fundamental. Debe emplear un proceso de inscripción formal con una fecha límite firme para animar a los asistentes a tomarse en serio el cronograma del evento. Puede supervisar el proceso de inscripción para proyectar la asistencia e incluso utilizar mensajes de inscripción para generar entusiasmo. Considere publicar mensajes como «¡Únase ahora y comience su viaje de resolución de problemas!» para generar más tráfico. Puede reducir el tiempo de inscripción formando equipos (si los asistentes se inscriben en grupo en lugar de como participantes individuales) y realizando pruebas tecnológicas.

Designe entrenadores y mentores

Un buen hackathon es aquel en el que se obtienen ideas innovadoras. Un gran hackathon es aquel en el que se brindan oportunidades a los participantes para perfeccionar sus habilidades. Designe mentores y entrenadores calificados para los participantes interesados en mejorar sus habilidades. Es de gran ayuda si la plataforma de alojamiento que elige ofrece una forma sistemática y organizada de realizar dichas tareas.

Realice un ensayo general

Los problemas relacionados con la tecnología pueden arruinar seriamente su evento. Los participantes en los hackathons disponen de un tiempo limitado, y solucionar problemas técnicos puede consumir gran parte de él. Puede realizar un ensayo general antes del evento para eliminar posibles inconvenientes y contratiempos.

Para realizar un ensayo general de un hackathon virtual, proporcione a los equipos acceso anticipado al software que se utilizará en el evento y pida a los participantes que prueben los sistemas adecuadamente. Su equipo de TI debe estar disponible para ayudar a los asistentes mediante chat en vivo, y debe asegurarse de que todos tengan acceso a los datos de contacto del equipo de soporte. Además, es posible que desee incluir algo de tiempo adicional en su cronograma por si algo sale mal.

Genere participación de los asistentes

Aunque organizar un hackathon de forma virtual tiene muchas ventajas, también presenta algunos inconvenientes. Uno de los desafíos de los eventos virtuales es la falta de interacción cara a cara y de oportunidades de networking. Esto genera una participación desigual y pasiva por parte de los asistentes. Esto supone una amenaza real para los organizadores, ya que toda la idea detrás de organizar un hackathon se basa en la colaboración. Sin embargo, este desafío se puede abordar fácilmente incluyendo eventos sociales virtuales en el cronograma del evento. También puede incluir un mecanismo de colaboración eficiente integrado en la plataforma que ayude y anime a los participantes a interactuar entre sí. Existen varias integraciones disponibles para lograrlo; consulte con su socio de alojamiento para obtener más información.

Designe panelistas y jueces

Por lo general, al final de un hackathon, se requiere que los jueces revisen las presentaciones y den a conocer sus puntuaciones. Es importante organizarlo en una plataforma que ofrezca una forma eficiente de hacerlo, ya que puede resultar muy confuso e inmanejable revisar en función de muchos parámetros.

Ofrezca un estipendio para comida

Los participantes de un hackathon actúan con una mentalidad de maratón, deteniéndose solo para comer. La preparación de las comidas puede detener a sus asistentes en seco, y prescindir por completo de la comida puede arruinar el evento. Puede que no sea posible organizar la entrega de una pizza en casa de cada participante, pero puede ofrecer un estipendio para el almuerzo para que los inscritos puedan realizar pedidos de comida sin afectar el flujo de trabajo.

Resumen posterior al evento

Después de que finalice el hackathon, tómese un tiempo para reflexionar y resumir todo el evento. Puede invitar a los invitados a compartir sus experiencias mientras destaca las ideas más originales y ejecutadas con mayor habilidad. Debe entregar a los invitados una encuesta después del evento. Puede profundizar en el evento en sus blogs, publicaciones en redes sociales y boletines informativos. Tenga en cuenta que puede utilizar estas reflexiones para promocionar próximos eventos.

Envíe una bolsa de regalos

Debe enviar obsequios incluso si sus invitados no pueden recogerlos en persona. Antes del evento, puede enviar regalos promocionales a sus asistentes para mejorar la experiencia.

Opciones de artículos para la bolsa de regalos:

• Cuadernos
• Bolígrafos
• Camisetas
• Auriculares
• Memorias USB
• Fundas para laptop
• Pegatinas
• Alfombrillas para mouse
• Cargador portátil

Cuando los destinatarios reciben el paquete y publican imágenes de sus obsequios en redes sociales, este gesto puede generar publicidad orgánica para su evento. En cambio, cree una bolsa de regalos digital si su lista de invitados es demasiado grande para entregar artículos a los asistentes de forma individual. Puede enviar regalos electrónicos por correo electrónico en lugar de enviar artículos tangibles.

¿Cómo puede ayudarle CloudEvents a organizar hackathons virtuales increíbles?

CloudEvents, integrado con el potente proveedor de laboratorios prácticos CloudLabs, ofrece una plataforma integral para los organizadores que buscan organizar eventos virtuales. CloudEvents se especializa en hackathons y ha organizado hackathons para Microsoft, Solliance, VMware y muchos otros gigantes líderes.

CloudLabs ofrece una plataforma personalizable que lo integra en minutos, procesa sus requisitos y pone en marcha su próximo hackathon. No solo podrá organizar hackathons de manera eficiente, sino también generar un impacto duradero.

Esto es lo que ofrece CloudEvents:

Acceso desde cualquier lugar:Los laboratorios virtuales de CloudLabs se pueden acceder desde cualquier parte del mundo. Este acceso remoto a los eventos virtuales permite a los ISV aumentar su alcance y la participación en estos eventos. Entorno colaborativo: Los laboratorios permiten una colaboración y comunicación eficaces entre los participantes y los instructores en tiempo real. Alta compatibilidad:CloudEvents admite Azure, AWS y GCP. Puede organizar eventos según la plataforma en la nube de su elección. Información del laboratorio:Obtenga información detallada sobre la participación, la asistencia y el tiempo total que los usuarios han dedicado a usar los laboratorios. Mejore su alcance en consecuencia. Escalabilidad rápida:Organice eventos con el número de plazas requerido según sus necesidades, con la opción de escalar con laboratorios bajo demanda también durante los eventos. Control del tiempo de actividad del laboratorio:Tenga control total sobre el tiempo de actividad máximo de los recursos en la nube con funciones automatizadas personalizables para apagar los entornos de laboratorio inactivos y así controlar el presupuesto del evento. Seguridad y protección:La función de supervisión (shadowing) de CloudLabs y su mecanismo de alertas garantizan el uso adecuado de los recursos en la nube, cumpliendo con las normativas de protección de datos. Capacidades multipista:Ahorre tiempo organizando varias pistas simultáneamente bajo un mismo evento y dé a los asistentes la libertad de elegir la pista según sus necesidades. Networking e interacción:Las sesiones en grupos reducidos con MS Whiteboard adoptan un enfoque interactivo de la colaboración. Debata ideas, resuelva dudas u organice charlas que generen interés Eventos complejos:Realice hackathons complejos con entornos de laboratorio totalmente gestionables donde los asistentes pueden unirse en grupo. Los administradores también pueden registrarse fácilmente y crear equipos y grupos según los requisitos del evento. Soporte 24x7:El equipo de soporte en vivo está disponible para el usuario las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para brindar ayuda ante cualquier problema técnico o no técnico que pueda surgir. Conclusión

Si bien los hackathons virtuales pueden no ofrecer la misma experiencia exacta que los hackathons tradicionales, las versiones en línea de estos eventos también fomentan la innovación radical, la creatividad, la ética de trabajo y la colaboración.

La clave para evaluar el éxito de los hackathons digitales, y de cualquier evento de la industria en línea, no es comparar interminablemente el evento con su equivalente presencial, sino utilizar y aprovechar los méritos de la plataforma basada en la web.

Reserve una reunión gratuita si desea saber más sobre cómo puede usar CloudEvents para organizar un increíble hackathon virtual.

¿Le resultó útil? Presione Ctrl + D para guardar esta página en sus marcadores y consultarla en el futuro.

Autor