Cómo organizar eventos tecnológicos virtuales exitosos: la tecnología que da en el blanco

La tecnología en rápida evolución y las últimas actualizaciones permiten a las organizaciones mantenerse a la vanguardia. Sin embargo, también necesitan estar en sintonía con el mundo real, colaborar con las partes interesadas del sector y mantenerse al día con las últimas tendencias.

Los «eventos virtuales» son una de esas tendencias recientes que salvaron a las organizaciones de ir cuesta abajo cuando las interacciones físicas quedaron obsoletas debido a la pandemia de Covid. Hoy en día, todas las grandes conferencias, eventos, talleres de marketing y programas de formación se realizan en línea, sin necesidad de gastar un centavo en viajes y alojamiento.

Según Marketing Charts, una empresa de datos y análisis de marketing, el 68 % de los profesionales de marketing B2B afirma que los eventos virtuales generan la mayor cantidad de leads. Si se organizan de manera eficiente, los eventos virtuales pueden generar un alcance de marca exponencial, una mejor conciencia de producto y mayores conversiones.

Además de la continuidad de la comunicación y las oportunidades de networking, los eventos virtuales tienen numerosas otras ventajas frente a los eventos presenciales tradicionales, siendo el ahorro de costes la más significativa. A esto le siguen la flexibilidad, la facilidad para permitir más inscripciones, un análisis más inteligente y mejores posibilidades de obtener comentarios.

En este blog, profundizaremos en los eventos tecnológicos virtuales y la tecnología necesaria para organizarlos. Estas tecnologías pueden ayudarle a dar en el blanco y a conseguir el ROI objetivo por evento para su negocio.

¿Qué son los eventos tecnológicos virtuales?

Los eventos tecnológicos virtuales han llegado para salvar el día de la industria de TI a nivel mundial. Ahora son las ventanas más efectivas y viables de interacción y compromiso con clientes y prospectos en el sector de TI. Los talleres técnicos, los programas de formación en ventas, los webinars y los hackathons en línea, cada uno de los cuales desempeña un papel crucial para la industria de TI, se realizan de forma virtual desde ubicaciones remotas en lugar de volar a sedes físicas en todo el mundo!

Estos son los distintos tipos de eventos virtuales

1. Hackathon virtual

Un hackathon es como un codefest, o un evento de sprint de diseño organizado por empresas tecnológicas, en el que profesionales de la programación de software, la codificación, el diseño y otros campos relacionados con TI se reúnen para trabajar en proyectos.

La palabra «hackathon» se deriva de las palabras «hacker» y «maratón», donde hacker se refiere a programadores ingeniosos que ayudan a resolver problemas, y maratón se refiere a un evento o una competición. Los hackathons pueden durar entre 24 y 72 horas. También puede haber mini hackathons que duren solo unas pocas horas.

Las ideas concretas generadas en estos hackathons allanan el camino para los diseños de productos de próxima generación, una experiencia de cliente mejorada y un aumento del ROI.

Además, los hackathons en línea también se organizan para reunir a personas talentosas y resolver problemas de la vida real. Personas con ideas afines se reúnen, generan ideas mediante lluvia de ideas y crean prototipos de un producto o herramienta viable. La mejor idea gana la competición.

Cómo funcionan los hackathons

Las grandes organizaciones organizan hackathons con regularidad para generar soluciones innovadoras y, al mismo tiempo, escalar sus negocios con una mayor adopción de la API.

Por ejemplo, PayPal organiza hackathons con regularidad en todo el mundo. Uno de esos eventos es el concurso BattleHack, organizado en 14 ciudades, que atrae a los mejores desarrolladores para que utilicen sus habilidades con la API de PayPal y resuelvan problemas locales en 24 horas.

Uno de los proyectos se basó en ayudar a cachorros en refugios. Los participantes desarrollaron una aplicación para conectar a los usuarios directamente con los cachorros disponibles para adopción en refugios y recaudar fondos a través de PayPal para su tratamiento.

Consejos para organizar hackathons en línea

1. Decidir el propósito

Tener un objetivo cristalino es necesario para el éxito de su hackathon, ya sea para recopilar ideas innovadoras para un problema existente o para crear nueva tecnología colaborando con un gran grupo de personas talentosas reunidas de todo el mundo.

Organizaciones de todo el mundo están organizando hackathons a gran escala, ya sea para aumentar la adopción de su API, para el alcance de marketing, para generar colaboración entre empleados o para impulsar soluciones innovadoras que superen complicaciones del mundo real.

Para garantizar el éxito de su hackathon, asegúrese de que el objetivo, el tema y el esquema de todo el evento se transmitan de forma efectiva a los participantes, sin dejar lugar a confusiones. La planificación previa y las directrices estructuradas son las mejores formas de lograr este objetivo.

1. Identificar el tema

Es necesario tener un tema o idea central establecida. Esto normalmente consiste en seleccionar un problema y fomentar formas de resolverlo mediante el desarrollo de software, la codificación, el machine learning y otras tecnologías incorporadas durante los hackathons en línea.

1. Fomentar la inclusión y la diversidad entre los participantes

El principal objetivo de un hackathon es generar una amplia gama de ideas innovadoras para un proyecto. Una excelente manera de lograrlo es garantizar la diversidad de los participantes y fomentar la participación de profesionales talentosos y jóvenes aspirantes de diferentes campos de todo el mundo.

1. Seleccionar la plataforma adecuada

La adopción de hackathons virtuales o en línea está en aumento debido a su amplio alcance, éxito y alto ROI. Sin embargo, el éxito de estos hackathons depende únicamente de la colaboración efectiva entre los participantes.

Esto requiere una plataforma robusta que admita la interactividad, talleres virtuales prácticos que se ejecuten en paralelo a un hackathon y entornos seguros para la creación o las pruebas de proyectos.

Taller técnico en línea

Un taller técnico es un medio para educar a su audiencia sobre su producto o software mediante formación práctica, en la que los asistentes trabajan junto con el instructor para practicar la tarea asignada.

Los datos de Markletic, una plataforma de investigación martech, indican que casi el 80 % de los asistentes a eventos virtuales participan con fines educativos. Y el 57 % de los organizadores aprovechan los eventos virtuales para educar e interactuar con su audiencia.

Además de los fines educativos, asistir a talleres es una excelente manera de ganar visibilidad, interactuar con personas con ideas afines, inspirarse en las últimas tendencias del sector y, sobre todo, construir nuevas relaciones profesionales.

Consejos para organizar un taller tecnológico virtual

Es necesario identificar sus objetivos principales en la fase de planificación de un taller. Puede ser educativo, para aumentar el conocimiento del producto o cualquier otro objetivo. También debe cumplir ciertos criterios para ejecutar con éxito la agenda de marketing de su taller técnico.

• Planificación adecuada

Comience decidiendo el tema adecuado para su taller. Elabore un esquema estructurado de sus presentaciones, contenido, agenda y conclusiones clave para sus asistentes.

Para un taller técnico, invertir en el equipo, las herramientas y la tecnología adecuados es un factor decisivo importante para lograr una experiencia fluida. Es necesario tener planes de contingencia preparados en caso de fallos técnicos, equipos defectuosos o conexiones a internet deficientes. Además, seleccione los dispositivos de audio y vídeo adecuados para mantener un compromiso constante durante toda la sesión.

Es especialmente importante contar con las configuraciones técnicas adecuadas para los talleres de formación técnica virtual. Acertar con los requisitos previos ahorra mucho tiempo y esfuerzo. Seleccione una plataforma que sea fácilmente accesible para los usuarios remotos, que tenga un tiempo de incorporación mínimo para los asistentes y que elimine las complicaciones de las pruebas en la nube.

• Aprendizaje práctico

Este es otro aspecto clave de los talleres técnicos. Su audiencia se ha reunido principalmente para adquirir conocimientos y aprender algo nuevo. Comparta sus años de experiencia y sus valiosas perspectivas mediante una experiencia práctica utilizando la tecnología adecuada.

• Deje espacio para el networking.

Un factor decisivo en la tasa de éxito de un taller virtual es el nivel de compromiso de los asistentes. Para captar la atención de su audiencia, debe crear oportunidades de interacción y networking durante el evento. La mejor manera de lograrlo es mediante la creación de sesiones en grupos reducidos, chats, encuestas y pausas en las que los asistentes puedan interactuar y establecer conexiones.

• Conferencias virtuales y webinars

Los webinars son eventos virtuales cortos que se desarrollan en un tiempo limitado, normalmente unas 2 horas, y tienen un enfoque estrecho limitado a un solo tema. Aunque los webinars ofrecen excelentes oportunidades de visibilidad y marketing, los líderes de las organizaciones deben dar un paso más para ampliar su alcance de marketing a una audiencia más amplia y dispersa globalmente.

Justo donde se detienen las capacidades de los webinars, vemos las infinitas oportunidades que pueden aportar las conferencias virtuales.

Se desarrollan a lo largo de varios días, albergando una serie de eventos como discursos principales, sesiones de liderazgo, tutoriales, oportunidades de networking, stands virtuales, bootcamps de formación y mucho más.

La idea clave detrás de los webinars, las conferencias virtuales y cualquier otro evento virtual es promover la interacción y el compromiso entre el anfitrión, los ponentes del panel y la audiencia.

El éxito principal de cualquier evento virtual está determinado por una respuesta positiva del cliente, la tasa de interacción durante el evento, la generación de leads y el ROI generado a través del evento.

Para garantizarlo, los anfitriones de eventos deben considerar invertir en la plataforma de eventos virtuales adecuada que ofrezca una experiencia fluida con una serie de funciones, integraciones y herramientas.

La tecnología en la nube ha traído consigo una gran renovación en la industria de eventos. Vea cómo invertir en la plataforma adecuada para eventos virtuales distingue la realización de su evento de una reunión en línea mundana, de estilo presentación, que ofrece muy poco margen para el compromiso.

CloudLabspara eventos técnicos

Es seguro decir que la tecnología en la nube cubre casi todos los campos hoy en día, y los eventos virtuales no son la excepción. CloudLabs puede cambiar la forma en que organiza eventos virtuales.

Vea cómo puede mejorar la experiencia del usuario y obtener un mayor ROI con CloudLabs y CloudEvents- una plataforma de eventos basada en la nube.

1. Laboratorios prácticos bajo demanda

• Obtenga entornos simulados para ofrecer una formación impactante durante talleres y eventos.
• Utilice experiencias prácticas para mostrar las capacidades principales de su producto con una experiencia inolvidable que genera leads y crea un pipeline de prospectos.
• Fomente la participación, impulse el aprendizaje interactivo y despierte la curiosidad entre la audiencia con escenarios de la vida real replicados en entornos simulados.

1. Validación de habilidades y seguimiento del progreso de los usuarios

• Vea la efectividad de la formación al instante con la validación de habilidades.
• CloudLabs ofrece «Shadow Labs» para supervisar de cerca los entornos de laboratorio de sus estudiantes.
• Realice un seguimiento del progreso de laboratorio de sus usuarios y ofrezca orientación en tiempo real.
• Utilice pruebas de práctica que ofrecen una evaluación exhaustiva para cada usuario.

1. Gasto en la nube optimizado

CloudLabs le permite controlar los costes de los laboratorios.

• Gestione el consumo de recursos de sus usuarios con la función «Lab Uptime».
• Apague automáticamente las VM (máquinas virtuales) según el tiempo de actividad del laboratorio decidido para ahorrar costes.
• Mecanismo de alertas personalizable para controlar el uso y realizar un seguimiento del consumo.

1. Compatibilidad multi-nube con Azure, AWS y GCP

CloudLabs es compatible con múltiples plataformas en la nube como Azure, AWS y Google (GCP) para permitir operaciones fluidas. Obtenga práctica con los principales proveedores de la nube de su elección con CloudLabs.

5.CloudEvents- plataforma de eventos basada en la nube

CloudEvents es una plataforma única que le ayuda a integrar la tecnología en la nube mientras organiza eventos virtuales.

• Escalable: obtenga laboratorios bajo demanda al instante mientras organiza el evento según los requisitos.
• Capacidades multi-pista: ahorre tiempo organizando múltiples pistas simultáneamente bajo un mismo evento y dé libertad a los asistentes para elegir la pista según sus necesidades.
• Gestión de recursos sencilla: CloudLabs ofrece un mecanismo intuitivo que facilita la compra, configuración y validación de diversos recursos en la nube desde un solo lugar.
• Compromiso e interacción: las sesiones en grupos reducidos con MS Whiteboard adoptan un enfoque interactivo sobre cómo se realiza la colaboración. Debata ideas, resuelva dudas u organice conferencias que despierten interés

Los eventos tecnológicos virtuales requieren una gran cantidad de planificación y ejecución; asegúrese de que sus esfuerzos sean bien correspondidos por la audiencia. Invierta en tecnología que produzca los resultados deseados, marque el listón alto con una experiencia inigualable y le ayude a establecer una marca para su organización.

Experimente CloudLabs con toda su funcionalidad.

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