Comment organiser des événements technologiques virtuels réussis : la technologie qui fait mouche

Une technologie en évolution rapide et les dernières mises à jour permettent aux organisations de rester à la pointe. Cependant, elles doivent également rester en phase avec le monde réel, collaborer avec les parties prenantes du secteur et suivre les dernières tendances.

Les « événements virtuels » sont l’une de ces tendances récentes qui ont sauvé les organisations d’un déclin lorsque les interactions physiques sont devenues caduques à cause de la pandémie de Covid. Aujourd’hui, toutes les grandes conférences, événements, ateliers marketing et programmes de formation se déroulent en ligne, sans avoir à dépenser le moindre centime en déplacements et en hébergement.

Selon Marketing Charts, une entreprise de données et d’analyse marketing, 68 % des spécialistes du marketing B2B affirment que les événements virtuels génèrent le plus de leads. S’ils sont organisés efficacement, les événements virtuels peuvent conduire à une portée de marque exponentielle, une meilleure notoriété des produits et des conversions plus élevées.

Outre la continuité de la communication et du réseautage, les événements virtuels offrent de nombreux autres avantages par rapport aux événements en présentiel traditionnels, la réduction des coûts étant le plus significatif. Viennent ensuite la flexibilité, la facilité à permettre davantage d’inscriptions, des analyses plus intelligentes et de meilleures chances d’obtenir des retours.

Dans ce blog, nous approfondirons les événements technologiques virtuels et la technologie nécessaire pour les organiser. Ces technologies peuvent vous aider à faire mouche et à obtenir le ROI ciblé par événement pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un événement technologique virtuel ?

Les événements technologiques virtuels sont arrivés pour sauver la mise pour l’industrie mondiale de l’IT. Ils constituent désormais les fenêtres d’interaction et d’engagement les plus efficaces et les plus réalisables avec les clients et prospects du secteur IT. Les ateliers techniques, les programmes de formation commerciale, les webinaires et les hackathons en ligne, qui jouent chacun un rôle crucial pour l’industrie IT, sont organisés virtuellement depuis des sites distants au lieu de se rendre en avion sur des lieux physiques à travers le monde !

Voici les différents types d’événements virtuels

1. Hackathon virtuel

Un hackathon est comme un codefest, ou un événement de sprint de conception organisé par des entreprises technologiques, où des professionnels de la programmation logicielle, du codage, du design et d’autres domaines liés à l’IT se réunissent pour travailler sur des projets.

Le mot « hackathon » est dérivé des mots « hacker » et « marathon », où hacker désigne des programmeurs ingénieux qui aident à résoudre des problèmes, et marathon désigne un événement ou une compétition. Les hackathons peuvent durer de 24 à 72 heures. Il peut également y avoir des mini-hackathons ne durant que quelques heures.

Les idées concrètes issues de ces hackathons ouvrent la voie à des conceptions de produits de nouvelle génération, à une expérience client améliorée et à une augmentation du ROI.

De plus, des hackathons en ligne sont également organisés pour réunir des personnes talentueuses afin de résoudre des problèmes réels. Des personnes partageant les mêmes idées se réunissent, échangent des idées et créent des prototypes pour un produit ou un outil viable. La meilleure idée remporte la compétition.

Comment fonctionnent les hackathons

Les grandes organisations organisent régulièrement des hackathons pour proposer des solutions innovantes tout en développant leurs activités grâce à une adoption accrue de leur API.

Par exemple, PayPal organise régulièrement des hackathons à travers le monde. L’un de ces événements est le concours BattleHack, organisé dans 14 villes, qui attire les meilleurs développeurs pour qu’ils déploient leurs talents en utilisant l’API de PayPal afin de résoudre des problèmes locaux en 24 heures.

L’un des projets visait à aider les chiots dans les refuges. Les participants ont développé une application permettant de connecter directement les utilisateurs aux chiots disponibles à l’adoption dans les refuges et de collecter des fonds via PayPal pour leur traitement.

Conseils pour organiser des hackathons en ligne

1. Définir l’objectif

Avoir un objectif parfaitement clair est nécessaire pour la réussite de votre hackathon, qu’il s’agisse de collecter des idées innovantes pour un problème existant ou de créer une nouvelle technologie en collaborant avec un grand groupe de personnes talentueuses venues du monde entier.

Des organisations du monde entier organisent des hackathons à grande échelle, que ce soit pour augmenter l’adoption de leur API, pour le rayonnement marketing, pour générer de la collaboration entre employés ou pour proposer des solutions innovantes afin de surmonter des complications du monde réel.

Pour garantir le succès de votre hackathon, assurez-vous que l’objectif, le thème et le déroulement de l’ensemble de l’événement soient communiqués efficacement aux participants, sans laisser place à la confusion. Une planification préalable et des directives structurées sont les meilleurs moyens d’atteindre cet objectif.

1. Identifier le thème

Il est nécessaire de définir un thème ou une idée centrale. Cela consiste généralement à sélectionner un problème et à encourager des moyens de le résoudre grâce au développement logiciel, au codage, au machine learning et à d’autres technologies intégrées lors des hackathons en ligne.

1. Encourager l’inclusion et la diversité des participants

L’objectif principal d’un hackathon est de générer un large éventail d’idées innovantes pour un projet. Un excellent moyen d’y parvenir consiste à garantir la diversité des participants et à encourager la participation de professionnels talentueux et de jeunes aspirants issus de différents domaines à travers le monde.

1. Choisir la bonne plateforme

L’adoption des hackathons virtuels ou en ligne est en hausse en raison de leur portée étendue, de leur succès et de leur ROI élevé. Cependant, le succès de ces hackathons dépend uniquement de la collaboration efficace entre les participants.

Cela nécessite une plateforme robuste qui prend en charge l’interactivité, des ateliers virtuels pratiques se déroulant en parallèle d’un hackathon, ainsi que des environnements sûrs pour la création ou les tests de projets.

Atelier technique en ligne

Un atelier technique est un moyen d’informer votre public sur votre produit ou logiciel grâce à une formation pratique concrète, où les participants travaillent aux côtés de l’instructeur pour s’exercer sur la tâche donnée.

Les données de Markletic, une plateforme de recherche martech, indiquent que près de 80 % des participants aux événements virtuels y participent à des fins éducatives. Et 57 % des organisateurs exploitent les événements virtuels pour éduquer et engager leur public.

Outre les fins éducatives, assister à des ateliers est un excellent moyen de gagner en visibilité, d’interagir avec des personnes partageant les mêmes idées, de s’inspirer des dernières tendances du secteur et, surtout, de construire de nouvelles relations professionnelles.

Conseils pour organiser un atelier technologique virtuel

Il est nécessaire d’identifier vos objectifs principaux dès la phase de planification d’un atelier. Il peut s’agir d’un objectif éducatif, de sensibilisation au produit ou de tout autre objectif. Vous devez également remplir certains critères pour mener à bien l’agenda marketing de votre atelier technique.

• Une planification adéquate

Commencez par choisir le bon sujet pour votre atelier. Élaborez un plan structuré de vos présentations, de votre contenu, de votre agenda et des points clés à retenir pour vos participants.

Pour un atelier technique, investir dans le bon équipement, les bons outils et la bonne technologie est un facteur déterminant pour une expérience fluide. Il faut prévoir des plans de secours en cas de problèmes techniques, d’équipement défectueux ou de mauvaises connexions internet. Sélectionnez également les bons appareils audio et vidéo pour maintenir un engagement constant tout au long de la session.

Il est particulièrement important de disposer des bonnes configurations techniques pour les ateliers de formation technique virtuels. Bien définir les prérequis permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts. Choisissez une plateforme facilement accessible aux utilisateurs distants, avec un temps d’intégration minimal pour les participants, et qui élimine les tracas des essais dans le cloud.

• Apprentissage pratique

C’est un autre aspect clé des ateliers techniques. Votre public s’est rassemblé principalement pour acquérir des connaissances et apprendre quelque chose de nouveau. Partagez vos années d’expérience et vos précieux enseignements grâce à une expérience pratique concrète utilisant la bonne technologie.

• Faites de la place pour le réseautage.

Un facteur déterminant du taux de réussite d’un atelier virtuel est le niveau d’engagement des participants. Pour capter l’attention de votre public, vous devez créer des opportunités d’interaction et de réseautage pendant l’événement. La meilleure façon d’y parvenir est de créer des sessions en petits groupes, des chats, des sondages et des pauses où les participants peuvent interagir et tisser des liens.

• Conférences virtuelles et webinaires

Les webinaires sont de courts événements virtuels se déroulant sur une durée limitée, généralement environ 2 heures, et se concentrant étroitement sur un seul sujet. Bien que les webinaires offrent une excellente visibilité et d’excellentes opportunités marketing, les dirigeants d’organisations doivent aller plus loin pour étendre leur rayonnement marketing à un public plus large réparti à l’échelle mondiale.

Là où s’arrêtent les capacités des webinaires, on découvre les possibilités infinies qu’offrent les conférences virtuelles.

Elles se déroulent sur plusieurs jours, accueillant toute une série d’événements tels que des discours d’ouverture, des sessions de leadership, des tutoriels, des opportunités de réseautage, des stands virtuels, des bootcamps de formation, et bien plus encore.

L’idée clé derrière les webinaires, les conférences virtuelles et tout autre événement virtuel est de favoriser l’interaction et l’engagement entre l’hôte, les intervenants du panel et le public.

Le succès majeur de tout événement virtuel est déterminé par une réponse positive des clients, le taux d’interaction pendant l’événement, la génération de leads et le ROI généré par l’événement.

Pour y parvenir, les organisateurs d’événements doivent envisager d’investir dans la bonne plateforme d’événements virtuels, offrant une expérience fluide avec toute une gamme de fonctionnalités, d’intégrations et d’outils.

La technologie cloud a apporté une refonte majeure à l’industrie de l’événementiel. Découvrez comment investir dans la bonne plateforme pour les événements virtuels distingue votre organisation d’événement d’une simple réunion en ligne banale, de style présentation, qui laisse très peu de place à l’engagement.

CloudLabspour les événements techniques

On peut affirmer sans risque que la technologie cloud couvre aujourd’hui presque tous les domaines, et les événements virtuels ne font pas exception. CloudLabs peut changer la façon dont vous organisez des événements virtuels.

Découvrez comment vous pouvez améliorer l’expérience utilisateur et obtenir un ROI plus élevé avec CloudLabs et CloudEvents- une plateforme d’événements basée sur le cloud.

1. Laboratoires pratiques à la demande

• Obtenez des environnements simulés pour dispenser une formation percutante lors des ateliers et des événements.
• Utilisez des expériences pratiques pour présenter les capacités essentielles de votre produit grâce à une expérience inoubliable qui génère des leads et crée un pipeline de prospects.
• Encouragez la participation, stimulez l’apprentissage interactif et suscitez la curiosité du public grâce à des scénarios réels reproduits dans des environnements simulés.

1. Validation des compétences des utilisateurs et suivi de la progression

• Constatez instantanément l’efficacité de la formation grâce à la validation des compétences.
• CloudLabs propose des « Shadow Labs » pour surveiller de près les environnements de laboratoire de vos étudiants.
• Suivez la progression de vos utilisateurs dans les laboratoires et fournissez des conseils en temps réel.
• Utilisez des tests pratiques qui offrent une évaluation approfondie pour chaque utilisateur.

1. Dépenses cloud optimisées

CloudLabs vous permet de contrôler les coûts des laboratoires.

• Gérez la consommation de ressources de vos utilisateurs grâce à la fonctionnalité « Lab Uptime ».
• Arrêtez automatiquement les VM (machines virtuelles) selon le temps de disponibilité de laboratoire décidé afin de réduire les coûts.
• Mécanisme d’alerte personnalisable pour contrôler l’utilisation et suivre la consommation.

1. Compatibilité multi-cloud prenant en charge Azure, AWS et GCP

CloudLabs prend en charge plusieurs plateformes cloud telles qu’Azure, AWS et Google (GCP) pour permettre des opérations fluides. Découvrez les principaux fournisseurs cloud de votre choix avec CloudLabs.

5.CloudEvents- plateforme d’événements basée sur le cloud

CloudEvents est une plateforme unique qui vous aide à intégrer la technologie cloud lors de l’organisation d’événements virtuels.

• Évolutif : obtenez des laboratoires à la demande instantanément lors de l’organisation de l’événement, selon les besoins.
• Capacités multi-pistes : gagnez du temps en organisant plusieurs pistes simultanément au sein d’un même événement et laissez aux participants la liberté de choisir la piste selon leurs besoins.
• Gestion simplifiée des ressources : CloudLabs propose un mécanisme intuitif qui facilite l’achat, la configuration et la validation de diverses ressources cloud depuis un seul endroit.
• Engagement et interaction : les sessions en petits groupes avec MS Whiteboard adoptent une approche interactive de la collaboration. Débattez d’idées, résolvez des questions ou animez des conférences qui suscitent l’intérêt

Les événements technologiques virtuels exigent une planification et une exécution considérables ; assurez-vous que vos efforts soient bien récompensés par le public. Investissez dans une technologie qui produit les résultats escomptés, place la barre haut avec une expérience inégalée et vous aide à établir une marque pour votre organisation.

Découvrez CloudLabs dans toute sa fonctionnalité.

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